plan kont, polityka rachunkowości, zasady rachunkowości
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 20 (428) z dnia 20.10.2016

Prowadzenie ksiąg pomocniczych

Księgi pomocnicze stanowią jeden z elementów składających się na księgi rachunkowe. Pomimo że są one jedynie członem pomocniczym księgi głównej, mają bardzo ważne znaczenie dla zapewnienia rzetelności i sprawdzalności ujęcia operacji gospodarczych. Organizacja ksiąg pomocniczych - tzw. ewidencja analityczna - powinna zostać dostosowana do potrzeb wynikających z ustawy o rachunkowości, potrzeb podatkowych oraz obowiązków sprawozdawczych jednostki.

1. Elementy składające się na księgi rachunkowe

Księgi rachunkowe - w świetle art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości - obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik,

2) księgę główną,

3) księgi pomocnicze,

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej (art. 15 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości).

Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Na kontach ksiąg pomocniczych jednostki mogą w ciągu okresu sprawozdawczego stosować, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne. Są wówczas zobowiązane sporządzić na koniec okresu sprawozdawczego zestawienie zapisów dokonanych na kontach ksiąg pomocniczych w jednostkach naturalnych i ustalić ich wartość (art. 16 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości).

W ustawie o rachunkowości nie określono formy prowadzenia ksiąg pomocniczych. Dlatego sposób ich prowadzenia oraz zakres uszczegółowienia kierownik jednostki powinien określić w dokumentacji opisującej przyjęte do stosowania zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

2. Dla jakich operacji gospodarczych prowadzi się konta ksiąg pomocniczych?

Księgę pomocniczą nazywa się najczęściej zespołem kont analitycznych do danego konta syntetycznego. Konta analityczne są uszczegółowieniem kont syntetycznych. Są one wykorzystywane w celu "rozdzielenia" zapisów na koncie syntetycznym na mniejsze grupy. Przy ich pomocy można wprowadzać dodatkowe informacje dotyczące poszczególnych transakcji. Dzięki temu jednostka może łatwiej zarządzać zasobami. Przykładowo w przypadku zapasów do księgi pomocniczej wprowadza się - obok informacji o wartości zapasów - również dane dotyczące ich ilości.

Ważne jest, że w praktyce księgi pomocnicze są prowadzone nie tylko na wyodrębnionych kontach analitycznych. Jako przykład można podać m.in. księgi pomocnicze dotyczące środków trwałych, które są prowadzone w odrębnym module komputerowym systemu finansowo-księgowego.

W świetle art. 17 ust. 1 ustawy o rachunkowości, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

1) środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych,

2) rozrachunków z kontrahentami,

3) rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia,

4) operacji sprzedaży (kolejno numerowane własne faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do celów podatkowych),

5) operacji zakupu (obce faktury i inne dowody, ze szczegółowością niezbędną do wyceny składników aktywów i do celów podatkowych),

6) kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,

7) operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

Lista składników, dla których trzeba prowadzić księgi pomocnicze, nie jest listą zamkniętą. Kierownik jednostki może (a nawet powinien) przyjąć w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki również inne, istotne dla niej składniki majątku i operacje, które wymagają szczegółowej ewidencji w księgach pomocniczych, w tym wynikające z przepisów innych niż ustawa o rachunkowości.

Struktura ksiąg pomocniczych powinna zapewnić wyodrębnienie wszystkich operacji gospodarczych, które są istotne z punktu widzenia oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki. Oznacza to, że dla każdego rodzaju operacji gospodarczych jednostka może wyodrębnić ewidencję analityczną. Dotyczy to np. potrzeb podatkowych, gdzie w zakresie przychodów i kosztów jednostki mogą wydzielić odrębne konta w ramach danej kategorii:

1) kosztów - jako koszty stanowiące koszty uzyskania przychodów i niestanowiące kosztów uzyskania przychodów,

2) przychodów - jako przychody stanowiące przychody podatkowe i niestanowiące przychodów podlegających opodatkowaniu.

Trzeba pamiętać, że zapisy i salda ksiąg pomocniczych powinny zgadzać się z zapisami księgi głównej. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej powinny być określone w dokumentacji jednostki, opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a ustawy o rachunkowości). Konieczne jest także, aby w zakładowym planie kont dokonać odpowiednich zapisów uszczegóławiających przyjęte zasady ewidencji dla kont analitycznych.

Aktywne druki i formularze Druk przykładowej uchwały
wprowadzającej zasady (politykę)
rachunkowości dostępny jest w serwisie
www.druki.gofin.pl

3. Jak dokonuje się zapisów na kontach ksiąg pomocniczych?

Księgowania na kontach analitycznych dokonywane są według pewnych zasad, dzięki którym zapewniona jest ich spójność z kontami syntetycznymi.

Zasady dokonywania zapisów na kontach ksiąg pomocniczych
Zasada I  Księgowanie na koncie analitycznym jest odzwierciedleniem księgowania na koncie syntetycznym (tzw. zapis powtarzalny). Na koncie analitycznym księgowanie przeprowadzane jest zatem po tej samej stronie i w tej samej kwocie co w przypadku księgowania na koncie syntetycznym.
Zasada II Zapis dokonywany na koncie analitycznym jest jednostronny. Na koncie pomocniczym zapis jest bowiem powtórzeniem księgowania na koncie syntetycznym w celu uzyskania większej przejrzystości danej operacji gospodarczej czy danego składnika.
Zasada III Konta analityczne danego konta syntetycznego składają się na wszystkie transakcje rejestrowane na koncie syntetycznym (tzw. kompletność kont analitycznych). Powoduje to, że:
- suma obrotów na wszystkich kontach analitycznych danego konta równa jest sumie obrotów konta syntetycznego,
- suma sald wszystkich kont analitycznych danego konta równa jest saldu konta syntetycznego.
Tę zgodność obrotów konta syntetycznego z sumą obrotów kont analitycznych prowadzonych do danego konta, a także zgodność salda konta syntetycznego z sumą sald kont analitycznych należy okresowo weryfikować za pomocą zestawienia obrotów i sald poszczególnych kont. Zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych sporządza się, na podstawie art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości, co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

4. Rodzaje ewidencji pomocniczej dla zapasów

Jak już zaznaczono, ustawa o rachunkowości nie określa generalnie metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych. Wyjątek stanowi ewidencja rzeczowych składników aktywów obrotowych, tj. materiałów, towarów, wyrobów gotowych lub w toku produkcji oraz półproduktów, którą można prowadzić jedną z metod wskazanych w art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Na mocy tego przepisu, kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników:

Rodzaj ewidencji
pomocniczej dla zapasów
Charakterystyka ewidencji
Ewidencja ilościowo-wartościowa Dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych.
Ewidencja ilościowa obrotów i stanów Prowadzona jest dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych. Wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych.
Ewidencja wartościowa obrotów i stanów towarów oraz opakowań Prowadzona jest dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu.
Odpisywanie w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia Połączone jest z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy. W tej metodzie jednostka praktycznie rezygnuje z bieżącej ewidencji na koncie księgowym zapasów. Metodę tę powinny w zasadzie stosować tylko niektóre jednostki (np. gdy ich działalność prowadzona jest na niewielką skalę, a asortyment jest jednorodny i niewielki, lub gdy właściciel firmy jest jednocześnie osobą materialnie odpowiedzialną za stan zapasów).

Spośród wymienionych metod ewidencji jednostki najczęściej wybierają ewidencję ilościowo-wartościową. Dzięki takiemu rozwiązaniu mogą kontrolować zarówno ilość, jak i wartość posiadanych zapasów. Dodatkowo pozwala to na prawidłowe ustalanie wielkości przychodów i kosztów w okresach sprawozdawczych.

Wyboru metody ewidencji zapasów dokonuje kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i skalę prowadzonej działalności. Opis wybranej metody powinien znaleźć się w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki.

5. Formy ksiąg pomocniczych dla środków trwałych

Ustawa o rachunkowości nie określa wprost formy, w jakiej powinny być prowadzone księgi pomocnicze dla środków trwałych. Powinna ona jednak umożliwić:

1) ustalenie wartości początkowej poszczególnych środków trwałych,

2) ustalenie terminów przyjęcia środków trwałych do użytkowania,

3) klasyfikację środków trwałych według poszczególnych grup rodzajowych, m.in. w układzie wymaganym w aktywach bilansu, tj. w podziale na:

a) grunty (w tym prawo użytkowania wieczystego gruntu),

b) budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej,

c) urządzenia techniczne i maszyny,

d) środki transportu,

e) inne środki trwałe,

4) identyfikację poszczególnych grup środków trwałych według miejsc ich używania oraz osób za nie odpowiedzialnych,

5) prawidłowe obliczenie odpisów amortyzacyjnych, a także ustalenie różnic z tytułu aktualizacji wyceny środków trwałych.

Wskazane jest, aby ewidencja środków trwałych była prowadzona z podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje określone rozporządzeniem Rady Ministrów w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT). Ułatwi to przyporządkowanie podatkowych stawek amortyzacyjnych do poszczególnych środków trwałych.

Klasyfikacje Klasyfikacja Środków Trwałych
dostępna jest w serwisie
www.klasyfikacje.gofin.pl

Dla potrzeb ewidencji analitycznej środków trwałych wykorzystuje się w praktyce księgę inwentarzową, karty indywidualne (szczegółowe) środków trwałych, a także tabele amortyzacyjne.

Księgę inwentarzową prowadzi się wspólnie dla wszystkich środków trwałych z podziałem na poszczególne grupy rodzajowe tych środków. Ujmuje się w niej chronologicznie środki trwałe przyjmowane do użytkowania, którym nadawany jest kolejny numer inwentarzowy (który z kolei trzeba trwale umieścić na środku trwałym). W razie jego likwidacji, następuje wykreślenie środka trwałego z księgi inwentarzowej, a nadanego wcześniej numeru nie wykorzystuje się ponownie. W księdze inwentarzowej znajdują się informacje dotyczące m.in. nazwy środka trwałego, jego wartości początkowej, symbol KŚT, miejsca użytkowania, stawki amortyzacyjnej, rozchodów środka trwałego. Księga inwentarzowa jest prowadzona najczęściej łącznie z tabelą amortyzacyjną, która dostarcza informacji o dokonywanych od danego środka trwałego odpisach amortyzacyjnych.

Aktywne druki i formularze Druki księgi inwentarzowej z tabelą
amortyzacyjną dostępne są
w serwisie www.druki.gofin.pl
w zakładce Rachunkowość

Karty indywidualne środków trwałych są tworzone osobno dla każdego obiektu z księgi inwentarzowej. Zawierają one m.in. numer inwentarzowy nadany przez jednostkę, nazwę i charakterystykę techniczną środka trwałego, symbol KŚT, datę przyjęcia do używania, rok produkcji lub budowy środka trwałego, jego wartość początkową, informacje o zmianach wartości początkowej, przewidywany okres użytkowania, dane przydatne przy ustalaniu odpisów umorzeniowych, opis stosowanych metod i stawek amortyzacyjnych. Karta taka stanowi dokument opisujący historię użytkowania danego środka.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych komputerowo ewidencja analityczna środków trwałych prowadzona jest najczęściej w formie odrębnych modułów, które zawierają informacje o każdym środku trwałym od momentu jego wprowadzenia do ewidencji aż do jego likwidacji.

Ewidencja komputerowa pozwala również uzyskać historię odpisów amortyzacyjnych, stawek amortyzacyjnych oraz wszystkich innych operacji dokonywanych na danym środku trwałym w trakcie jego używania.

Wyodrębnienie w ewidencji analitycznej poszczególnych grup środków trwałych oraz ich umorzenia przedstawia poniższy przykład liczbowy.

Przykład

I. Założenia:

  1. Jednostka we wrześniu 2016 r. przyjęła do używania:

a) maszynę produkcyjną o wartości początkowej: 24.000 zł,

b) samochód ciężarowy o wartości początkowej: 28.000 zł.

  1. Pierwszego odpisu amortyzacyjnego dokonano w październiku 2016 r.
     
  2. Maszyna produkcyjna jest amortyzowana stawką 14%, stąd miesięczny odpis amortyzacyjny wynosi: (24.000 zł × 14%) : 12 m-cy = 280 zł.
     
  3. Samochód ciężarowy jest amortyzowany stawką 10%. Miesięczny odpis amortyzacyjny wynosi zatem: (28.000 zł × 10%) : 12 m-cy = 233,33 zł.
     
  4. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej tylko na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. OT - przyjęcie maszyny produkcyjnej do używania w jej wartości początkowej 24.000,00 zł 01-4 08
2. OT - przyjęcie samochodu ciężarowego do używania w jego wartości początkowej 28.000,00 zł 01-7 08
3. PK - odpis amortyzacyjny za październik 2016 r.:      
   a) maszyny produkcyjnej 280,00 zł 40-0 07-1-4
   b) samochodu ciężarowego 233,33 zł 40-0 07-1-7

III. Księgowania:

Formy ksiąg pomocniczych dla środków trwałych

6. Analityka dotycząca operacji sprzedaży produktów

W celu prawidłowego sporządzenia rachunku zysków i strat, jednostki powinny w ramach przychodów ze sprzedaży produktów wydzielić przynajmniej konta dotyczące przychodów netto ze sprzedaży produktów oraz przychodów netto ze sprzedaży towarów i materiałów. Najczęściej jednostki prowadzą konta analityczne według:

1) grup produktów (grup asortymentowych, linii produktów) lub zakładów produkcyjnych - jest to potrzebne do uzyskania danych dotyczących wielkości sprzedaży dla poszczególnych grup, linii, asortymentów, a także w celu analizy sprzedaży i rentowności,

2) obowiązujących stawek VAT dla konkretnych produktów lub usług - ewidencja taka jest konieczna w celach kontrolnych, aby porównać wartość sprzedaży wynikającą z ksiąg rachunkowych z ewidencją podatkową VAT lub deklaracją VAT,

3) kierunków sprzedaży (struktura terytorialna) - dotyczy to jednostek, które sprzedają swoje wyroby bądź usługi zarówno na terenie kraju, jak i na terenie UE, a także eksportują swoje wyroby do innych krajów spoza UE; jest prowadzona w celu sporządzenia informacji dodatkowej,

4) odbiorców - chodzi tu o sytuację, gdy jednostka sprzedaje swoje produkty dla jednostek z nią powiązanych oraz pozostałych; dzięki niej łatwiej ustalić wielkość sprzedaży zrealizowanej dla podmiotów powiązanych, której wartość wykazuje się w rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej.

Przykładowo jednostka, która sprzedaje wyroby gotowe oraz świadczy usługi projektowe, może wydzielić w ewidencji analitycznej przychody ze sprzedaży produktów w następujący sposób:

"Sprzedaż produktów"
konto 70-0
"Sprzedaż wyrobów"
konto 70-0-1
"Sprzedaż usług projektowych"
konto 70-0-2
"Sprzedaż wyrobów na terenie kraju" konto 70-0-1/1 "Sprzedaż wyrobów na terenie UE" konto 70-0-1/2 "Sprzedaż usług projektowych na terenie kraju" konto 70-0-2/1 "Sprzedaż usług projektowych na terenie UE" konto 70-0-2/2

Ewidencja analityczna do konta 70-0 "Sprzedaż produktów" według stawek VAT może zostać wyodrębniona w księgach rachunkowych w sposób zaprezentowany na poniższym przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

  1. Jednostka prowadzi sprzedaż produktów (wyłącznie na terenie kraju), które są opodatkowane różnymi stawkami VAT, tj. produkt "X" - stawka 23%, produkt "Y" - stawka 8%, produkt "Z" - stawka 5%. W ewidencji analitycznej do konta 70-0 "Sprzedaż produktów" jednostka wyodrębnia przychody w podziale na rodzaj produktu i stawkę VAT.
     
  2. W październiku 2016 r. jednostka sprzedała kontrahentowi produkt "X", "Y" i "Z". Z wystawionej faktury wynika, że wartość brutto sprzedaży wynosiła: 33.060 zł, w tym:

a) produkt "X": 10.000 zł + 23% VAT: 2.300 zł = 12.300 zł,

b) produkt "Y": 16.500 zł + 8% VAT: 1.320 zł = 17.820 zł,

c) produkt "Z": 2.800 zł + 5% VAT: 140 zł = 2.940 zł.

II. Dekretacja:

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. Faktura dokumentująca sprzedaż:      
   a) przychód ze sprzedaży produktu "X" 10.000 zł   70-0-1
   b) przychód ze sprzedaży produktu "Y" 16.500 zł   70-0-2
   c) przychód ze sprzedaży produktu "Z" 2.800 zł   70-0-3
   d) VAT należny: 2.300 zł + 1.320 zł + 140 zł = 3.760 zł   22-2
   e) ogółem wartość należności 33.060 zł 20  

III. Księgowania:

Analityka dotycząca operacji sprzedaży produktów

www.PlanKont.pl:

 Jeśli nie znalazłeś informacji, której szukasz,
wejdź do serwisu
www.PoradnikKsiegowego.pl » 
Więcej w zasobach płatnych
Prenumerata 2018 r. - www.sklep.gofin.pl
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

wrzesień 2017
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60