plan kont, polityka rachunkowości, zasady rachunkowości
A A A

Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 23 (850) z dnia 10.08.2014

Obrót gotówkowy w firmie - dokumentacja i ewidencja księgowa

W jaki sposób jednostka powinna ewidencjonować w księgach rachunkowych obrót gotówkowy? Jak powinna dokumentować operacje kasowe?

W ustawie o rachunkowości brak jest regulacji, które wprost wskazywałyby, w jaki sposób jednostki powinny dokumentować operacje kasowe. Przepisy tej ustawy nie określają również sposobu organizacji gospodarki kasowej. Zasady te jednostki powinny zatem określić we własnym zakresie, biorąc jednak pod uwagę, iż:

  • ujęcie w księgach rachunkowych wpłat i wypłat gotówką powinno nastąpić w tym samym dniu, w którym operacje te zostały dokonane; jest to jeden z warunków uznania ksiąg rachunkowych za prowadzone bieżąco (zob. art. 24 ust. 5 pkt 3 ww. ustawy),
     
  • w przypadku prowadzenia kasy, dla operacji gotówkowych powinny być prowadzone konta ksiąg pomocniczych (zob. art. 17 ust. 1 pkt 7 ww. ustawy).


WAŻNE:
Szczegółowe zasady obrotu gotówkowego powinny zostać zawarte w zatwierdzonej przez kierownika jednostki instrukcji kasowej, która jest integralną częścią przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości. W instrukcji tej należy określić m.in. zakres obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku kasjera, zasady zabezpieczania pomieszczeń kasowych i przechowywanych środków pieniężnych, a także minimalny zapas gotówki pozostającej w kasie (tzw. pogotowie kasowe).


W praktyce operacje gotówkowe dokumentowane są zazwyczaj za pomocą raportów kasowych (RK), dowodów wpłat ("Kasa przyjmie" - KP), dowodów wypłat ("Kasa wypłaci" - KW). Dokumentując operacje gotówkowe, należy mieć na uwadze, że dokumenty kasowe muszą spełniać wymogi określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Tylko bowiem takie dowody księgowe mogą być podstawą zapisów w księgach rachunkowych.

Raport kasowy odzwierciedla stan gotówki znajdującej się w kasie. Jest to zbiorczy dowód księgowy, w którym wpisuje się - chronologicznie - wszystkie wpłaty środków pieniężnych do kasy oraz ich wypłaty, które zostały dokonane w danym dniu. Wpisów tych dokonuje się na podstawie dokumentów źródłowych (np. faktur, rachunków, list płac, rozliczeń delegacji, dowodów dokumentujących pobranie gotówki z banku w celu zasilenia kasy, itd.) lub na podstawie dowodów zastępczych.

Zasadniczo raport kasowy sporządzany jest bieżąco, każdego dnia. Gdyby jednak ilość operacji kasowych, przeprowadzonych w jednym dniu była niewielka, wówczas raport taki mógłby być sporządzany za okresy dłuższe, np. za okres kilku dni (przykładowo za dekadę), a nawet całego miesiąca. Częstotliwość sporządzania raportu kasowego określana jest w instrukcji kasowej jednostki.

Dowody zastępcze, o których mowa powyżej, to ww. dowody KP i KW. Są one zasadniczo wystawiane wtedy, gdy wpłata/wypłata gotówki nie jest udokumentowana dowodem źródłowym.

Dowód KP jest wystawiany przez kasjera w dacie wpływu gotówki do kasy. Taki dowód powinien zasadniczo zawierać:

  • datę wpływu gotówki,
     
  • numer dowodu KP,
     
  • informację o wpłacającym gotówkę,
     
  • tytuł i kwotę dokonanej wpłaty,
     
  • numer i pozycję, pod którą wpisano wpłatę do raportu kasowego,
     
  • podpis kasjera przyjmującego gotówkę.

Z kolei dowód KW (wystawiany w dacie wypłaty gotówki z kasy) powinien zawierać:

  • datę wypłaty gotówki,
     
  • numer dowodu KW,
     
  • informację, komu została wypłacona gotówka,
     
  • tytuł i kwotę dokonywanej wypłaty,
     
  • numer i pozycję, pod którą wpisano wypłatę do raportu kasowego,
     
  • podpis kasjera i osoby odbierającej gotówkę.

Druki RK, KP i KW
dostępne są na naszej stronie internetowej
www.druki.gofin.pl
w zakładce Rachunkowość

Zarówno dokumenty źródłowe, jak i zastępcze dowody kasowe powinny zostać dołączone do raportu kasowego.

Do ewidencji wpływu gotówki do kasy oraz do jej wypływu może służyć np. konto 10 "Kasa". Po stronie Wn tego konta wykazuje się wpływ gotówki do kasy, natomiast po stronie Ma - wypływ gotówki. Konto to może wykazywać wyłącznie saldo po stronie Wn, które oznacza stan gotówki w kasie.

Operacje gotówkowe mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych w następujący sposób:

a) wpływ gotówki do kasy:
- Wn konto 10 "Kasa",
- Ma konto zespołu np. 1, 2, 7, 8;
b) wypływ gotówki z kasy:
- Wn konto zespołu np. 1, 2, 4, 7, 8,
- Ma konto 10.

Gdy kasa zasilana jest gotówką pobieraną z np. bankomatu, wówczas "przesunięcie" środków pieniężnych do kasy można zaksięgować za pośrednictwem konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze". Ewidencja księgowa takiej operacji może wyglądać następująco:

a) obciążenie rachunku bankowego kwotą pobranej
gotówki (na podstawie wyciągu bankowego):
- Wn konto 13-9, Ma konto 13-0 "Rachunek bankowy";
b) przyjęcie gotówki do kasy (na podstawie KP):
- Wn konto 10, Ma konto 13-9.

Uwaga! Za pośrednictwem konta 13-9 jednostka może ewidencjonować także środki pieniężne "przesuwane" pomiędzy rachunkami bankowymi jednostki.

Jeśli bank pobrał prowizję za wypłatę gotówki z bankomatu, to kwotę tej prowizji można zaksięgować np.:

- Wn konto 40-2 "Usługi obce",
- Ma konto 13-0
i równolegle:
- Wn odpowiednie konto zespołu 5,
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Gdy w kasie zostanie stwierdzony niedobór gotówki, wówczas kwotę tego niedoboru można zaksięgować np.:

- Wn konto 24-1 "Rozliczenie niedoborów i nadwyżek", Ma konto 10.

Obciążenie pracownika wartością niedoboru:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 24-1.

Potrącenie wartości niedoboru z wynagrodzenia pracownika:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", Ma konto 23-4

lub wpłata niedoboru do kasy, dokonana przez pracownika:

- Wn konto 10, Ma konto 23-4.

W sytuacji, gdy w kasie zostanie stwierdzona nadwyżka gotówki, wówczas nadwyżkę tę można zaksięgować zapisem:

- Wn konto 10, Ma konto 24-1.

Zarachowanie nadwyżki do przychodów jednostki:

- Wn konto 24-1, Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Niekiedy jednostki nie prowadzą kasy w firmie (decyzja w tym zakresie powinna zostać zawarta w zasadach/polityce rachunkowości). W takim przypadku nie muszą one wyodrębniać konta 10, nie mają one również obowiązku sporządzać raportów kasowych. Takie uproszczenie przyjmują najczęściej jednostki małe, w których operacji gotówkowych dokonują jedynie właściciele, wspólnicy lub inne uprawnione do tego osoby. Wszelkie płatności gotówkowe są zazwyczaj regulowane z zaliczek wypłaconych z rachunku bankowego przez ww. osoby. W takim przypadku do ewidencji operacji gotówkowych może służyć np. konto 24 "Pozostałe rozrachunki", na którym ujmuje się na bieżąco wpłaty i wypłaty gotówkowe. Może to być ewidencjonowane zapisem:

1. Pobranie gotówki z rachunku bankowego (jako zaliczki do uregulowania zobowiązania):
- Wn konto 24, Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".
2. Zapłata zobowiązań:
a) wobec kontrahentów:
- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 24;
b) wobec pracowników:
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",
- Ma konto 24.
3. Zwrot niewykorzystanej gotówki na rachunek bankowy:
- Wn konto 13-0, Ma konto 24.

Podane księgowania są jednymi z przykładowych.

www.PlanKont.pl:

 NOWOŚĆ! Baza przykładów ewidencji księgowej
zdarzeń gospodarczych
www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl » 
Więcej w zasobach płatnych
Indeks Księgowań - Księgowanie od A do Z
GOFIN NEWS - mobilna aplikacja dla Księgowych!
PRZEWODNIKI on-line Księgowego i Kadrowego
Pomocniki Księgowego

Terminarz

lipiec 2018
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
7
8
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
gofin
sgk
czasopisma
forum
sklep
gazeta podatkowa
 
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.