Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 23 (335) z dnia 1.12.2012

Ewidencja operacji gospodarczych w szkole niepublicznej prowadzonej przez stowarzyszenie

Jesteśmy stowarzyszeniem, które prowadzi szkołę podstawową niepubliczną o uprawnieniach szkoły publicznej. Czy szkoła powinna mieć odrębną ewidencję księgową od stowarzyszenia? Jak powinna ona wyglądać?

Stowarzyszenie, jako jednostka posiadająca osobowość prawną, ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. W przypadku, gdy stowarzyszenie nie prowadzi działalności gospodarczej, wówczas może stosować uproszczenia w rachunkowości przewidziane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej (Dz. U. nr 137, poz. 1539 ze zm.).

Status wyodrębnionego zakładu oraz zasady rozliczeń wewnętrznych pomiędzy jednostką macierzystą, a jej oddziałem powinny wynikać z decyzji jednostki i być potwierdzone w statucie lub innym regulaminie organizacyjnym.

W przypadku stowarzyszenia, jako jednostki statutowej, w skład którego wchodzą oddziały (zakłady) niemające osobowości prawnej, sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe, ma ono obowiązek sporządzić - na podstawie art. 51 ustawy o rachunkowości - łączne sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie to składa się z bilansu, rachunku zysków i strat oraz dodatkowych informacji i objaśnień, a także jeżeli sprawozdanie podlega badaniu w trybie art. 64 ww. ustawy z zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym i rachunku przepływów pieniężnych. Sprawozdanie to posiada własną specyfikę, sporządzane jest bowiem poprzez sumowanie odpowiednich danych sprawozdań finansowych jednostki statutowej i jej oddziałów, z zastosowaniem odpowiednich wyłączeń.

Wyodrębniony organizacyjnie oddział samobilansujący otrzymuje od macierzystej jednostki statutowej (stowarzyszenia) wydzielone wyłącznie do jego dyspozycji składniki majątku i odpowiadające tym składnikom kapitały (fundusze) własne, posiada odrębny rachunek bankowy oraz jest zobowiązany do sporządzenia sprawozdania finansowego (bilansu, rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowej). Przekazane oddziałowi samobilansującemu składniki majątku stanowią jego aktywa, a równowartość tych środków traktuje się jak kapitał własny tej jednostki, określany mianem funduszu wydzielonego.

Zatem w tym celu w księgach rachunkowych zarówno oddziału, jak i jednostki statutowej wyodrębnia się konto "Fundusz wydzielony". Poniżej przedstawimy księgowanie przykładowych operacji, tj. przekazanie środków trwałych, środków pieniężnych oraz materiałów, w księgach rachunkowych jednostki statutowej:

Natomiast powyższe księgowania w księgach rachunkowych oddziału powinny być ujmowane następująco:

Ponadto w celu ewidencji rozrachunków pomiędzy jednostką statutową a jej oddziałem samobilansującym w księgach rachunkowych zarówno jednostki statutowej, jak i oddziału należy wyodrębnić konto "Rozrachunki wewnątrzzakładowe", na którym ujmuje się rozrachunki na przykład z tytułu: rozliczenia wyniku finansowego, udziału oddziału w pokrywaniu kosztów ogólnego zarządu (w określonej części), odpisów amortyzacyjnych środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli podlegają one odprowadzeniu z oddziału na rachunek bankowy jednostki statutowej.

W sytuacji wydzielenia oddziału samobilansującego w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości jednostki statutowej, wymaganej postanowieniami art. 10 ustawy o rachunkowości, powinny zostać określone także zasady rachunkowości dla tego oddziału.

Natomiast, jeżeli jednostka macierzysta w swojej strukturze organizacyjnej wyodrębni oddział niesporządzający samodzielnego sprawozdania finansowego, będący na tzw. ograniczonym rozrachunku gospodarczym, wówczas w księgach rachunkowych stowarzyszenia wyodrębnia się przychody oraz koszty związane z osiągnięciem przychodów danego rodzaju prowadzonej działalności - w taki sposób, aby można było ustalić wyniki finansowe oddzielnie dla każdego rodzaju prowadzonej działalności według zasad ww. rozrachunku. Wyodrębnienie takie jest wskazane zwłaszcza w jednostkach prowadzących zróżnicowaną działalność pod względem jej rodzajów i typów. Pozwala to bowiem na grupowanie danych w układzie niezbędnym do analizy i oceny efektywności gospodarowania.