Koszty odnowienia podpisu elektronicznego, dotyczące dwóch lat obrotowych

We wrześniu 2023 r. spółka zakupiła odnowienie podpisu elektronicznego na okres dwóch lat. Czy koszt zakupu należy rozliczać w czasie?

Jeżeli koszty odnowienia podpisu elektronicznego dotyczą dwóch lat obrotowych, to powinny być, co do zasady, rozliczane w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. W sytuacji jednak, gdy w ocenie jednostki koszty te nie są istotne, można skorzystać z możliwości stosowania uproszczeń w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości i zaliczyć je jednorazowo do kosztów roku obrotowego, którego dotyczą lub całą kwotę odnieść w koszty w dacie poniesienia.

1. Rozliczenie poniesionych wydatków w czasie co miesiąc, poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów

Na podstawie art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, koszty dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych rozlicza się poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Taki sposób postępowania wynika z zastosowania zasady współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności. Zatem koszty odnowienia podpisu elektronicznego, dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych, stanowiące dla spółki istotną wartość, należy rozliczać w czasie co miesiąc.

Przykład

I. Założenia:

Spółka we wrześniu 2023 r. odnowiła 10 podpisów elektronicznych używanych przez zarząd i pracowników na dwa lata, tj. od września 2023 r. do sierpnia 2025 r.
Faktura za odnowienie podpisów elektronicznych łącznie opiewała na kwotę: 3.600 zł (plus VAT: 828 zł). Koszty odnowienia podpisów są dla spółki istotne. Spółka rozlicza je w czasie co miesiąc.
Ewidencję kosztów spółka prowadzi na kontach zespołu 4 i 5, a jej rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. FZ - faktura dokumentująca odnowienie podpisów elektronicznych:
a) wartość brutto	4.428 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	828 zł	22-1	30
c) wartość netto	3.600 zł	40-2	30
d) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie	3.600 zł	64-0	49
2. PK - zarachowanie kosztów dotyczących września 2023 r.: 3.600 zł : 24 m-cy =	150 zł	55	64-0

III. Księgowania:

Rozliczenie poniesionych wydatków w czasie co miesiąc, poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów

2. Zaliczenie poniesionych wydatków jednorazowo w koszty roku, którego dotyczą

W przypadku gdy koszty podlegające rozliczeniu w czasie nie są istotne w ocenie jednostki, na mocy art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości można zastosować uproszczenie polegające na nierozliczaniu ich w czasie co miesiąc. Jednostka ma bowiem prawo, w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego. Zatem do kosztów odnowienia podpisu elektronicznego spółka może zastosować uproszczenie polegające na odniesieniu kwoty dotyczącej 2023 r. jednorazowo w koszty tego roku, a kwot dotyczących następnych lat - odpowiednio w koszty stycznia 2024 r. i stycznia 2025 r.

Przykład

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy czym koszty odnowienia podpisów elektronicznych nie są istotne i spółka zastosowała uproszczenie polegające na odnoszeniu ich jednorazowo w koszty roku, którego dotyczą.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
A. Zapisy w księgach 2023 r.
1. FZ - faktura dokumentująca odnowienie podpisów elektronicznych:
a) wartość brutto	4.428 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	828 zł	22-1	30
c) wartość netto	3.600 zł	40-2	30
d) przeniesienie kosztów do rozliczenia w czasie	3.600 zł	64-0	49
2. PK - zarachowanie kosztów dotyczących 2023 r.: (3.600 zł : 24 m-ce) × 4 m-ce =	600 zł	55	64-0
B. Zapisy w księgach stycznia 2024 r.
1. PK - zarachowanie kosztów dotyczących 2024 r.: (3.600 zł : 24 m-ce) × 12 m-cy =	1.800 zł	55	64-0
C. Zapisy w księgach stycznia 2025 r.
2. PK - zarachowanie kosztów dotyczących 2025 r.: (3.600 zł : 24 m-ce) × 8 m-cy =	1.200 zł	55	64-0

III. Księgowania:

A. Zapisy w księgach 2023 r.

Zaliczenie poniesionych wydatków jednorazowo w koszty roku, którego dotyczą

B. Zapisy w księgach stycznia 2024 r.

Zaliczenie poniesionych wydatków jednorazowo w koszty roku, którego dotyczą

C. Zapisy w księgach stycznia 2025 r.

Zaliczenie poniesionych wydatków jednorazowo w koszty roku, którego dotyczą

3. Jednorazowe odpisanie w koszty wydatków w momencie ich poniesienia

Innym uproszczeniem stosowanym w praktyce dla celów bilansowych w odniesieniu do kosztów o nieistotnej wartości jest jednorazowe odpisanie w koszty całego wydatku w momencie jego poniesienia. Naszym zdaniem można je stosować w wyjątkowych sytuacjach, przy bardzo małej istotności kosztu. Zatem jeśli w ocenie spółki koszty odnowienia podpisu elektronicznego są bardzo niskie, to można pełną ich wartość odpisać bezpośrednio w koszty, bez rozliczania w czasie.

Należy jednak pamiętać, że informacje wykazywane w sprawozdaniu finansowym należy uznać za istotne, gdy ich pominięcie lub zniekształcenie może wpływać na decyzje podejmowane na jego podstawie przez użytkowników tego sprawozdania. Nie można uznać poszczególnych pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje o podobnym charakterze łącznie uznaje się za istotne (por. art. 4 ust. 4a ustawy o rachunkowości).

Przykład

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy czym koszty odnowienia podpisów elektronicznych nie są istotne i spółka zastosowała uproszczenie polegające na odniesieniu ich jednorazowo w koszty w momencie ich poniesienia.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. FZ - faktura dokumentująca odnowienie podpisów elektronicznych:
a) wartość brutto	4.428 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	828 zł	22-1	30
c) wartość netto	3.600 zł	40-2	30
oraz równolegle	3.600 zł	55	49