Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 7 (631) z dnia 1.04.2025

Skutki przedawnienia należności objętej w latach ubiegłych ulgą na złe długi dla celów VAT

W związku z nieuregulowaną należnością od kontrahenta w 2021 r. skorzystaliśmy z ulgi na złe długi w VAT należnym. Kwota VAT widnieje w księgach po stronie Ma konta 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe". Należność ta w 2025 r. przedawnia się. Czy kwotę VAT należy przeksięgować z konta 65-1 na pozostałe przychody operacyjne, a jeżeli tak, to w jakiej dacie?

Zasady korzystania przez wierzyciela z tzw. ulgi na złe długi dla celów VAT regulują przepisy art. 89a ustawy o VAT. Skutki przeprowadzonej korekty VAT należnego w ramach ulgi na złe długi należy ująć w księgach rachunkowych. Ustawa o rachunkowości nie zawiera wskazówek co do sposobu ewidencji takiej korekty. W praktyce kwotę korekty VAT należnego w związku z zastosowaniem ulgi na złe długi do czasu rozliczenia lub odpisania ujmuje się po stronie Wn konta 22-2 "Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego", w korespondencji ze stroną Ma konta 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne" lub konta 22-3 "Pozostałe rozrachunki publicznoprawne" albo konta 65-1 "Inne rozliczenia międzyokresowe". Decyzję w sprawie sposobu ewidencji księgowej ulgi na złe długi podejmuje kierownik jednostki i zapisuje w zasadach (polityce) rachunkowości.

Z treści pytania wynika, że w odniesieniu do nieuregulowanej przez kontrahenta należności jednostka, skorzystała w 2021 r. z ulgi na złe długi i ujęła skutki korekty VAT należnego z tego tytułu po stronie Ma konta 65-1. W pytaniu zaznaczono również, że w 2025 r. wspomniana należność staje się przedawniona. W świetle prawa bilansowego należności przedawnione nie spełniają definicji aktywów, o której mowa w art. 3 ust. 1 pkt 12 ustawy o rachunkowości i nie przyniosą jednostce w przyszłości spodziewanych korzyści. Z tego względu takie należności podlegają wyksięgowaniu i nie prezentuje się ich w bilansie. Odpisane należności przedawnione obciążają w księgach rachunkowych pozostałe koszty operacyjne, a w części dotyczącej odsetek - koszty finansowe (por. art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. d oraz art. 35b ust. 4 ustawy o rachunkowości). Jeśli należności te wcześniej objęto odpisem aktualizującym, to wartość należności przedawnionej zmniejsza ten odpis (por. art. 35b ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Zwracamy jednak uwagę, że zagadnienia przedawnienia roszczeń nie reguluje ustawa o rachunkowości, lecz przepisy Kodeksu cywilnego. W świetle art. 118 K.c., jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej - trzy lata. Przy czym koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, chyba że termin przedawnienia jest krótszy niż dwa lata. W przypadku zatem roszczeń, dla których termin przedawnienia wynosi 2, 3 czy 6 lat, niezależnie od tego, czy roszczenie stało się wymagalne na początku, w połowie czy na koniec roku, termin przedawnienia w każdym przypadku upłynie dopiero z ostatnim dniem roku kalendarzowego po upływie odpowiednio 2, 3 bądź 6 lat. Zatem wierzytelność jest przedawniona od 1 stycznia roku następującego po upływie terminu przedawnienia.

Uwzględniając powyższe wyjaśnienia, pytająca jednostka będzie mogła wyksięgować należność z ewidencji bilansowej jako przedawnioną pod datą:

• 1 stycznia 2025 r., jeśli termin przedawnienia upłynął ostatniego dnia 2024 r. lub
• 1 stycznia 2026 r., jeśli termin przedawnienia upłynie ostatniego dnia 2025 r.

Równocześnie, gdy należność zostanie przez jednostkę uznana za przedawnioną, kwotę wynikającą z korekty VAT należnego wskazane jest odpisać na pozostałe przychody operacyjne, zapisem po stronie Wn konta 65-1, w korespondencji ze stroną Ma konta 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".