Niedobory i nadwyżki towarów ujawnione podczas spisu z natury - ujęcie księgowe do czasu ich rozliczenia

W październiku br. rozpoczęliśmy inwentaryzację magazynu towarów. W wyniku spisu ustalono nadwyżki w jednym asortymencie oraz niedobory w drugim. Towary, w których stwierdzono różnice są zupełnie innego rodzaju, co w naszej ocenie, wyklucza możliwość ich pomyłkowej zamiany przy rozchodzie magazynowym. W jaki sposób takie różnice powinny zostać ujęte w księgach rachunkowych, zakładając ich ostateczne rozliczenie w późniejszym okresie?

Różnice z inwentaryzacji zarówno dotyczące nadwyżek, jak i niedoborów spisywanych składników majątku do czasu ustalenia przyczyn ich powstania, mogą zostać przeksięgowane na specjalnie wydzielone konta w ramach zespołu 2. Oddzielnie ujmuje się niedobory oraz nadwyżki inwentaryzacyjne.

Porównanie stanów wynikających ze spisu z natury ze stanami ewidencji księgowej, należy do obowiązków księgowości.

Jednostki mogą dokonywać prac inwentaryzacyjnych zapasów towarów za 2021 r. drogą spisu z natury, począwszy od 1 października 2021 r. do 15 stycznia 2022 r.

Ustalone na podstawie takiego spisu z natury różnice inwentaryzacyjne mogą mieć charakter niedoborów, które dzieli się na niedobory pozorne i usprawiedliwione (uzasadnione) oraz nieusprawiedliwione (nieuzasadnione), a także szkód spowodowanych obniżeniem przydatności gospodarczej danego składnika zapasów oraz nadwyżek.

Stosownie do wskazówek zawartych w stanowisku w sprawie inwentaryzacji zapasów... (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55), różnice inwentaryzacyjne wynikające z porównania wyników spisu z natury z danymi księgowej ewidencji zapasów, pogrupowane według rodzajów zapasów i osób za nie odpowiedzialnych, księgowy przenosi z arkuszy spisowych lub zestawień zbiorczych do zestawienia różnic ilościowych (niedobory, nadwyżki) i zestawienia różnic jakościowych (szkody). Sprawdzone i kompletne zestawienia różnic, księgowy przekazuje przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej w celu określenia przyczyn powstania różnic i zaproponowania kierownikowi jednostki sposobu ich rozliczenia.

Wyniki rozpatrzenia różnic inwentaryzacyjnych, komisja inwentaryzacyjna ujmuje w protokole rozliczenia różnic, zawierającym wnioski, co do sposobu ich rozliczenia, wraz z uzasadnieniem. Może to również nastąpić na odpowiednio rozbudowanym zestawieniu różnic ilościowych i jakościowych. Protokół, w celu zatwierdzenia, przekazywany jest kierownikowi jednostki.

W księgach rachunkowych powstałe różnice inwentaryzacyjne towarów, do czasu wyjaśnienia przyczyn ich powstania, ujmuje się na koncie 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód" lub na koncie 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek", zapisem:

1) niedobory:

- Wn konto 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód",
- Ma konto 33 "Towary";

2) nadwyżki:

- Wn konto 33,
- Ma konto 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek";

3) ewentualne ujęcie odchyleń od cen ewidencyjnych przypadających na niedobór/nadwyżkę towarów, jeśli ich ewidencja prowadzona w cenach różniących się od cen zakupu (nabycia):

- Wn/Ma konto 34 "Odchylenia od cen ewidencyjnych materiałów i towarów",
- Ma/Wn konto 24-1/0 albo 24-1/1.

Przykład

Jednostka obejmuje towary ewidencją magazynową prowadzoną w cenach zakupu. W wyniku przeprowadzonego spisu z natury i porównania ze stanem ewidencyjnym stwierdzono następujące nadwyżki i niedobory:

*Spisywany asortyment*	*Stan*		*Różnica*
*Spisywany asortyment*	*z ksiąg rachunkowych*	*według spisu z natury*	*Niedobór*	*Nadwyżka*
Towar "A"	87.000 zł	84.000 zł	3.000 zł
Towar "B"	39.600 zł	40.500 zł		900 zł

W celu wyjaśnienia przyczyn powstałych różnic, przeprowadzone zostanie postępowanie wyjaśniające.

Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Różnica inwentaryzacyjna dotycząca niedoboru towaru "A":	3.000 zł	24-1/0	33-1
2. Różnica inwentaryzacyjna dotycząca nadwyżki towaru "B":	900 zł	33-2	24-1/1

Księgowania:

Niedobory i nadwyżki towarów ujawnione podczas spisu z natury - ujęcie księgowe do czasu ich rozliczenia

Zaznaczmy, że ujawnione w wyniku inwentaryzacji niedobory i nadwyżki powinny zostać wyjaśnione i rozliczone w księgach rachunkowych roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji, co oznacza, że konta 24-1/0 czy 24-1/1 nie powinny na koniec roku obrotowego wykazywać salda.

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych następuje w księgach rachunkowych pod datą spisu, nie później jednak niż na ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury. Zapisów księgowych dokonuje się na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.