Zmiana planu kont od nowego roku obrotowego w związku ze zmianą biura rachunkowego

Przejęliśmy księgi rachunkowe spółki od innego biura rachunkowego. Czy możemy od nowego roku obrotowego rozpocząć stosowanie w tej spółce naszego planu kont?

Jednostka może od nowego roku obrotowego dokonać zmian rozwiązań w przyjętym planie kont na inne rozwiązania, dopuszczone ustawą o rachunkowości. Za aktualizację planu kont odpowiada kierownik jednostki. Jeśli zmiany w planie kont mają wpływ na porównywalność danych finansowych za okres przed zmianą i po zmianie (tj. stanowią zmianę zasad rachunkowości), to w informacji dodatkowej należy przedstawić ich wpływ na sprawozdanie finansowe oraz odpowiednio przekształcić dane porównawcze.

W świetle art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.

Jednym z elementów dokumentacji opisującej zasady (politykę) rachunkowości w zakresie sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych jest zakładowy plan kont, ustalający wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej (por. art. 10 ust. 1 pkt 3a ustawy o rachunkowości).

Ustalone na piśmie i przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości zatwierdza kierownik jednostki. Odpowiada on również za aktualizację polityki rachunkowości, nawet wtedy, gdy jednostka powierzyła prowadzenie ksiąg biuru rachunkowemu.

Jak wynika z art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości, w celu rzetelnego i jasnego przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne, przewidziane ustawą. Zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga również określenia w informacji dodatkowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe wymagane innymi przepisami prawa, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym powyższe rozwiązania uległy zmianie. W przypadku takim należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać przyczyny tych zmian, określić liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym dokonano zmian. Skutki zmiany przyjętych zasad (polityki) rachunkowości odnosi się na kapitał (fundusz) własny i wykazuje jako zysk (stratę) z lat ubiegłych.

Zagadnienie zmian zasad (polityki) rachunkowości opisuje Krajowy Standard Rachunkowości nr 7 "Zmiany zasad (polityki) rachunkowości, wartości szacunkowych, poprawianie błędów, zdarzenia następujące po dniu bilansowym - ujęcie i prezentacja" (KSR nr 7). Stosownie do zapisów tego standardu, w uzasadnionych przypadkach jednostka może odstąpić od stosowania zasady ciągłości, wynikającej z ustawy o rachunkowości i zmienić zasady rachunkowości, dokonując retrospektywnego przekształcenia danych porównawczych, jeżeli uzna, iż jest to konieczne dla bardziej jasnego przedstawienia jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Retrospektywne przekształcenie danych porównawczych to przekształcenie danych porównawczych w taki sposób, jak gdyby zmienione zasady (polityka) rachunkowości przyjęte w roku obrotowym stosowane były od zawsze lub od początku możliwie najwcześniejszego roku obrotowego, a zdarzenie uznane za istotny błąd popełniony w poprzednich latach obrotowych było wówczas poprawnie ujęte (por. pkt 3.7 i 2.10 KSR nr 7).

Nie wszystkie jednak dokonywane zmiany stanowią zmianę zasad (polityki) rachunkowości. Zmiany zasad (polityki) rachunkowości nie stanowi m.in. zmiana w planie kont polegająca na zmianie symboli kont księgowych, która nie powoduje zmiany zakresu (tj. treści) sald wykazywanych w sprawozdaniu finansowym, ani nie przyczynia się do zmiany zasad wyceny, czy zmiany sposobu przedstawienia wyniku finansowego jednostki, co mogłoby naruszyć porównywalność ujętych na kontach danych i przeczyłoby zasadzie ciągłości.

Podobnie kwestię tę wyjaśnia stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jak wynika z pkt 37 tego stanowiska, zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą automatycznie zmian zasad (polityki) rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Konieczne jest jednak zapewnienie, aby zmiany planu kont były:

odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,
opis ten został zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Z treści pytania nie wynika jakiego rodzaju zmian zamierza dokonać biuro rachunkowe we współpracy z jednostką w zakresie zakładowego planu kont. Niemniej jednak, zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jednostka kierując się kryterium rzetelnego i jasnego obrazu swojej sytuacji majątkowej, finansowej i wyniku finansowego może dokonać zmian stosowanych dotychczas rozwiązań na inne przewidziane ustawą, w każdym czasie, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego. Zmiana planu kont wymaga aneksu lub zarządzenia kierownika jednostki o wprowadzeniu nowego jednolitego tekstu zakładowego planu kont. Oceny przez biuro rachunkowe wymaga jednak charakter dokonanych zmian oraz ewentualne odpowiednie ich zaprezentowanie w sprawozdaniu finansowym jednostki (klienta).