Czy spółka z o.o. powstała z przekształcenia firmy osoby fizycznej może opracować własny plan kont?

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą z początkiem czerwca 2014 r. zostanie przekształcona w jednoosobową spółkę z o.o. Księgi rachunkowe osoby fizycznej zostaną zamknięte i zostaną otworzone księgi spółki z o.o. Czy w związku ze zmianą formy prawnej i wprowadzeniem nowego rodzaju produkcji można zmienić sposób rozliczania kosztów w zespole 5? Czy dla spółki z o.o. można utworzyć nowy plan kont, czy musi to być kontynuacja starego planu kont z firmy osoby fizycznej?

Od 1 lipca 2011 r. osoba fizyczna wykonująca we własnym imieniu działalność gospodarczą może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę z o.o. albo akcyjną). Możliwość oraz szczegółowe zasady takiego przekształcenia uregulowane zostały w art. 551 § 5 oraz w art. 584¹–584¹³ Kodeksu spółek handlowych (K.s.h.). Przekształcenie działalności osoby fizycznej w spółkę kapitałową skutkuje zmianą formy prawnej prowadzenia działalności. Za dzień przekształcenia uważa się – w świetle art. 584¹ K.s.h. – dzień wpisu spółki kapitałowej do rejestru.

Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika jednocześnie, iż księgi rachunkowe zamyka się na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej (art. 12 ust. 2 pkt 3) oraz otwiera na dzień zmiany formy prawnej (art. 12 ust. 1 pkt 3). Ustawa o rachunkowości przewiduje co prawda przypadki przekształcenia, w których można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych, dotyczą one jednak wyłącznie przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową (por. art. 12 ust. 3).

W omawianej sytuacji wystąpi obowiązek zamknięcia ksiąg rachunkowych prowadzonych przez osobę fizyczną na dzień poprzedzający dzień przekształcenia, czyli na dzień poprzedzający zarejestrowanie przekształconej spółki oraz otwarcia ksiąg rachunkowych spółki z o.o. na dzień jej rejestracji. Z przekształceniem działalności osoby fizycznej w spółkę z o.o. wiązać się będzie ponadto obowiązek opracowania dokumentacji opisującej przyjęte przez spółkę z o.o. zasady (politykę) rachunkowości. Jednym z elementów takiej dokumentacji będzie zakładowy plan kont, w oparciu o który spółka będzie prowadziła rachunkowość.

Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości ma bowiem obowiązek posiadania opracowanej i zatwierdzonej przez kierownika jednostki aktualnej dokumentacji opisującej w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości (art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Dokumentacja ta powinna zawierać w szczególności zasady dotyczące:

1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru,

3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Co istotne, przyjęte zasady (polityka) rachunkowości muszą być dostosowane do indywidualnych potrzeb jednostki, a więc muszą uwzględniać jej specyfikę i rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej.

Opracowując zasady (politykę) rachunkowości w spółce z o.o. powstałej z przekształcenia przedsiębiorstwa osoby fizycznej należy przyjąć rozwiązania (w tym dotyczące zasad ewidencji i rozliczania kosztów) uwzględniające potrzeby tej jednostki w zakresie bieżącej analizy i oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz umożliwiające sprawowanie skutecznej kontroli dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych. Nie muszą to być zasady obowiązujące w przedsiębiorstwie osoby fizycznej.