Paragon fiskalny bez NIP nabywcy za parkowanie samochodu jako dowód księgowy

Posiadamy paragon fiskalny bez NIP za parkowanie samochodu firmowego wykorzystywanego do celów mieszanych. Samochód ten stanowi nasz środek trwały. Czy możemy zaksięgować taki wydatek na podstawie paragonu bez NIP?

Paragon bez NIP nabywcy dla celów bilansowych może stanowić dowód księgowy. Należy go jednak, przed wprowadzeniem do ksiąg rachunkowych, uzupełnić o brakujące informacje niezbędne do uznania takiego paragonu za dowód księgowy, w rozumieniu art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi (por. art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości). Dowody księgowe powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych oraz posiadać dane wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości (por. art. 22 ww. ustawy). Z punktu widzenia klasyfikacji dokumentów księgowych paragon jest dokumentem zewnętrznym obcym, który - w wariancie bez NIP nabywcy - nie posiada danych identyfikujących kupującego. Fakt, iż paragon nie zawiera NIP nabywcy, nie dyskwalifikuje go jako dowodu zewnętrznego. Paragon wskazuje bowiem na zasadnicze cechy świadczenia, czyli jego rodzaj, wartość, datę wykonania, a także wskazuje podmiot wykonujący usługę. Jeżeli zatem jednostka uzupełni paragon fiskalny o nazwę i adres nabywcy i osoba uzupełniająca te dane złoży pod nimi swój podpis, a także operację potwierdzoną tym paragonem zatwierdzi kierownik jednostki, to taki koszt można ująć w ewidencji bilansowej.

Ponadto należy ustalić czy jednostce przysługuje prawo do odliczenia VAT na podstawie paragonu bez NIP nabywcy. Odliczenia VAT, co do zasady, dokonuje się na podstawie faktury. Fakturę na rzecz podatnika można wystawić w oparciu o paragon fiskalny, jednak tylko wtedy, kiedy zawiera on NIP nabywcy. Z art. 106b ust. 5 ustawy o VAT wynika bowiem, że w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, tj. NIP. W myśl tego przepisu, podatnik VAT, który chce otrzymać fakturę, może od razu poprosić o nią sprzedawcę lub poprosić o wystawienie paragonu z NIP, a później wymienić go na fakturę. Za nieprzestrzeganie powyższego przepisu grożą sankcje zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. W myśl art. 106b ust. 6 ustawy o VAT, w przypadku stwierdzenia, że podatnik wystawił fakturę z naruszeniem art. 106b ust. 5 ustawy o VAT, organ podatkowy ustala temu podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego nie ustala się. Powyższe przepisy nie mają zastosowania do podatników świadczących usługi taksówek osobowych, z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą (PKWiU 49.32.11.0).

Należy dodać, że za tzw. fakturę uproszczoną uznaje się paragon nabywcy (podatnika) do kwoty 450 zł brutto (lub 100 euro), pod warunkiem jednak, że paragon ten również zawiera NIP nabywcy. Faktura uproszczona może nie zawierać imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu, miary i ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej netto towaru/usługi, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto i kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto (z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku) - musi jednak zawierać NIP nabywcy. Jeżeli zatem paragon nie zawiera NIP nabywcy, to nie można uznać go za fakturę uproszczoną, a tym samym dokument ten nie stanowi podstawy odliczenia VAT.

Jak wynika z jednolitego stanowiska organów podatkowych, jednym z warunków umożliwiających zakwalifikowanie wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest również jego prawidłowe udokumentowanie. Przepisy podatkowe nie regulują jednak wprost kwestii związanych z dokumentowaniem zdarzeń gospodarczych. W art. 9 ust. 1 updop mowa jest jedynie o tym, że podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m updop. Dokumentując koszty dla celów podatkowych należy zatem uwzględnić przepisy ustawy o rachunkowości, o których mowa wyżej.