plan kont, polityka rachunkowości, zasady rachunkowości
lupa
A A A

Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 19 (595) z dnia 1.10.2023

Warunki uznania zagranicznego paragonu, niezawierającego danych nabywcy, za dowód księgowy

Pracownik spółki z o.o. odbył podróż służbową do Wielkiej Brytanii. W ramach rozliczenia kosztów podróży służbowej przedstawił m.in. paragony wystawione w języku angielskim. Zawierają one nazwę podmiotu wystawiającego, datę zakupu, nazwę usługi oraz wartość w walucie. Nie zawierają natomiast nazwy i adresu odbiorcy. Czy takie paragony można uznać za dowody księgowe? Czy po uzupełnieniu paragonów o brakujące informacje mogą one stanowić podstawę księgowania?

Paragon bez nazwy nabywcy dla celów księgowych może stanowić dowód księgowy pod warunkiem, że przed wprowadzeniem go do ksiąg rachunkowych zostanie uzupełniony o brakujące informacje, niezbędne do uznania go za dowód księgowy.

W świetle art. 775 § 1 Kodeksu Pracy (K.p.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z kolei z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 ze zm.) wynika, że pracownikowi z tytułu odbywanej zagranicznej podróży służbowej przysługują diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej. Jeżeli jednak przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Udokumentowania nie wymagają należności wypłacane pracownikowi ryczałtem, tj. diety, ryczałt za nocleg, ryczałt za dojazdy (por. § 4 i § 5 ww. rozporządzenia).

Odbywane przez pracowników podróże służbowe należy zatem odpowiednio udokumentować, przy uwzględnieniu obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. Wykorzystywane przez jednostkę w tym celu dokumenty, będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych, powinny spełniać wymagania ustawy o rachunkowości przewidziane dla dowodów księgowych.

W myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Jak wynika z art. 22 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Kompletność dowodu oznacza, że powinien on zawierać elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym m.in. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Ponadto dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (por. art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Zazwyczaj dokumentem, na podstawie którego wprowadza się do ksiąg rachunkowych transakcję zakupu, jest faktura. Jednak w przypadku zakupu np. usług za granicą nabywcy często nie otrzymują faktur, lecz np. paragony niezawierające danych nabywcy. Z punktu widzenia klasyfikacji dokumentów księgowych paragon jest dokumentem zewnętrznym obcym. Fakt, iż paragon nie zawiera nazwy nabywcy, nie dyskwalifikuje go jako dowodu zewnętrznego. Paragon wskazuje bowiem na zasadnicze cechy świadczenia, czyli jego rodzaj, wartość, datę zakupu, a także wskazuje podmiot dokonujący sprzedaży. Jeżeli zatem jednostka uzupełni paragon o nazwę i adres nabywcy i osoba uzupełniająca te dane złoży pod nimi swój podpis, a także operację potwierdzoną tym paragonem zatwierdzi kierownik jednostki, to taki paragon może być podstawą ujęcia kosztu w ewidencji bilansowej.

www.PlanKont.pl - Pozostałe zagadnienia:

 Baza przykładów ewidencji księgowej
zdarzeń gospodarczych
www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Serwis Głównego Księgowego

Gazeta Podatkowa

Terminarz

kwiecień 2024
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
3
4
5
6
7
9
11
12
13
14
16
17
18
19
20
21
23
24
26
27
28
29
IIIIIIIVVVIVIIVIIIIXXXIXII
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

Gofin podpowiada

Kompleksowe opracowania tematyczne

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • niezbędnego zapewnienia prawidłowego działania Serwisów (utrzymania sesji),
  • realizacji funkcjonalności ułatwiających obsługę Serwisu,
  • analizy statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia reklam produktów własnych i klientów reklamowych.
Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z Serwisu, w celu administrowania Serwisem, dostosowania treści Serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika Serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam są partnerzy Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Google Inc, Facebook Inc.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy.

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora.

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora.

  • Dobrowolna zgoda.

    Aby móc realizować cele:
    - zapamiętania Pani/Pana decyzji w Serwisach w zakresie korzystania z dostępnych opcjonalnie funkcjonalności,
    - analiz statystyk ruchu i reklam w Serwisach,
    - wyświetlania spersonalizowanych reklam produktów własnych i klientów reklamowych w związku z odwiedzaniem niniejszego Serwisu internetowego partnerzy Wydawnictwa Podatkowego Gofin sp. z o.o. muszą mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych.

Potrzebna jest Nam Pani/Pana dobrowolna zgoda na zapisy w plikach cookies w celach realizacji powyższych celów.
W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na zapisywanie informacji w plikach cookies przez kliknięcie przycisku „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody. Istnieje możliwość skorzystania z „ustawień zaawansowanych” plików cookies w celu określenia indywidualnych zgód na zapis wybranych plików cookies realizujących wybrane cele.