Warunki uznania zagranicznego paragonu, niezawierającego danych nabywcy, za dowód księgowy

Pracownik spółki z o.o. odbył podróż służbową do Wielkiej Brytanii. W ramach rozliczenia kosztów podróży służbowej przedstawił m.in. paragony wystawione w języku angielskim. Zawierają one nazwę podmiotu wystawiającego, datę zakupu, nazwę usługi oraz wartość w walucie. Nie zawierają natomiast nazwy i adresu odbiorcy. Czy takie paragony można uznać za dowody księgowe? Czy po uzupełnieniu paragonów o brakujące informacje mogą one stanowić podstawę księgowania?

Paragon bez nazwy nabywcy dla celów księgowych może stanowić dowód księgowy pod warunkiem, że przed wprowadzeniem go do ksiąg rachunkowych zostanie uzupełniony o brakujące informacje, niezbędne do uznania go za dowód księgowy.

W świetle art. 77⁵ § 1 Kodeksu Pracy (K.p.), pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z kolei z § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 ze zm.) wynika, że pracownikowi z tytułu odbywanej zagranicznej podróży służbowej przysługują diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej. Jeżeli jednak przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Udokumentowania nie wymagają należności wypłacane pracownikowi ryczałtem, tj. diety, ryczałt za nocleg, ryczałt za dojazdy (por. § 4 i § 5 ww. rozporządzenia).

Odbywane przez pracowników podróże służbowe należy zatem odpowiednio udokumentować, przy uwzględnieniu obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa. Wykorzystywane przez jednostkę w tym celu dokumenty, będące podstawą zapisów w księgach rachunkowych, powinny spełniać wymagania ustawy o rachunkowości przewidziane dla dowodów księgowych.

W myśl art. 20 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Jak wynika z art. 22 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Kompletność dowodu oznacza, że powinien on zawierać elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, w tym m.in. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Ponadto dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk (por. art. 21 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Zazwyczaj dokumentem, na podstawie którego wprowadza się do ksiąg rachunkowych transakcję zakupu, jest faktura. Jednak w przypadku zakupu np. usług za granicą nabywcy często nie otrzymują faktur, lecz np. paragony niezawierające danych nabywcy. Z punktu widzenia klasyfikacji dokumentów księgowych paragon jest dokumentem zewnętrznym obcym. Fakt, iż paragon nie zawiera nazwy nabywcy, nie dyskwalifikuje go jako dowodu zewnętrznego. Paragon wskazuje bowiem na zasadnicze cechy świadczenia, czyli jego rodzaj, wartość, datę zakupu, a także wskazuje podmiot dokonujący sprzedaży. Jeżeli zatem jednostka uzupełni paragon o nazwę i adres nabywcy i osoba uzupełniająca te dane złoży pod nimi swój podpis, a także operację potwierdzoną tym paragonem zatwierdzi kierownik jednostki, to taki paragon może być podstawą ujęcia kosztu w ewidencji bilansowej.