Zmiana planu kont od nowego roku

Jednostka planuje od 1 stycznia 2014 r. wprowadzić nowy plan kont. Czy są jakieś prawne przeciwwskazania, aby w nowym roku obrotowym prowadzić księgi handlowe tego samego podmiotu w tym samym programie komputerowym, ale z nowym planem kont?

Zasady prowadzenia ksiąg handlowych określa ustawa o rachunkowości. Z przepisów tej ustawy wynika, iż rachunkowość obejmuje m.in. przyjęte zasady (politykę) rachunkowości oraz prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym (art. 4 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości). Każda jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy. Dokumentację tę ustala w formie pisemnej i aktualizuje kierownik jednostki jako osoba odpowiedzialna za prowadzenie rachunkowości. Integralną częścią tej dokumentacji jest zakładowy plan kont, uwzględniający specyfikę prowadzonej przez jednostkę działalności.

Pojęcie ksiąg handlowych używane w przepisach prawa podatkowego oznacza księgi rachunkowe w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Rachunkowość opiera się na określonych w ustawie o rachunkowości zasadach, tj. ciągłości, kontynuacji działalności, memoriału, współmierności oraz ostrożności. Ustawa o rachunkowości nakazuje stosować przyjęte zasady w sposób ciągły i zgodny z jej przepisami. Dopuszcza jednak możliwość zmiany przyjętych i stosowanych rozwiązań na inne, przewidziane ustawą, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego, bez względu na datę podjęcia decyzji (nie dotyczy to uregulowań szczegółowych odnoszących się np. do metody amortyzacji).

Planowanego przedsięwzięcia polegającego na otwarciu ksiąg rachunkowych (handlowych) z początkiem nowego roku obrotowego w posiadanym przez podmiot komputerowym programie finansowo-księgowym na podstawie nowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, nie należy utożsamiać ze zmianą zasad prowadzenia rachunkowości. Dokonując zmian w zakładowym planie kont warto natomiast uwzględnić regulacje określone w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz. Urz. Min. Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26). Wskazuje się w nim (w pkt 37), że zmiana planu kont na poziomie poszczególnych kont księgi głównej nie pociąga za sobą automatycznie zmian zasad (polityki) rachunkowości, o ile bez zmian pozostają zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych i agregacji danych księgowych. Konieczne jest jednak zapewnienie, aby zmiany planu kont były:

a) odpowiednio udokumentowane opisem powiązań pomiędzy dotychczasowym i nowym planem kont włączonym do przyjętych zasad (polityki) rachunkowości,

b) opis ten został zatwierdzony przez kierownika jednostki.

Jednostka może zatem zmienić plan kont przykładowo na poziomie kont księgi głównej (syntetycznych) i ksiąg pomocniczych, zwiększając np. liczbę tych kont w zakładowym planie kont w celu dostarczania bardziej szczegółowych informacji sprawozdawczych. Nie istnieją też prawne przeciwwskazania dla wdrożenia zakładanych zmian w technice prowadzenia ksiąg rachunkowych, z zastrzeżeniem konieczności ewentualnego uzupełnienia dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, określone w art. 10 ustawy o rachunkowości.

Należy podkreślić, że modyfikacja planu kont z dniem 1 stycznia 2014 r. nie może jednak spowodować zmiany wielkości aktywów i pasywów. Oznacza to, że bilans otwarcia wprowadzony pod datą 1 stycznia 2014 r. na konta według nowego planu kont musi się równać bilansowi zamknięcia na dzień 31 grudnia 2013 r.