Rachunkowość wspólnot mieszkaniowych

Zgodnie z ustawą o rachunkowości wspólnota nie musi prowadzić pełnej księgowości. W związku z tym, jakie księgowania powinny być dokonywane, aby ewidencja była czytelna, transparentna i rzetelna? Prosimy o podanie przykładowego planu kont dla małej wspólnoty mieszkaniowej (40 lokali).

Zasady funkcjonowania wspólnot mieszkaniowych reguluje systemowa ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2021 r. poz. 1048). Zgodnie z art. 6 tej ustawy, ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Nie posiada ona osobowości prawnej. Wspólnotę mieszkaniową tworzą zarówno właściciele odrębnych lokali mieszkalnych, jak i właściciele odrębnych lokali użytkowych. Każdy członek wspólnoty jest właścicielem lokalu oraz udziału w nieruchomości wspólnej. Udział w nieruchomości wspólnej jest prawem związanym z własnością lokalu.

Koszty wspólnoty

Stosownie do art. 13 ust. 1 ww. ustawy, właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem lokalu, a także uczestniczy w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej. Na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatnych z góry do dnia 10 każdego miesiąca (art. 15 ust. 1 ustawy).

Koszty zarządu nieruchomością wspólną (art. 14 ustawy) stanowią w szczególności:

wydatki na remonty i bieżącą konserwację,
opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę,
ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali,
wydatki na utrzymanie porządku i czystości,
wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Do obowiązków zarządu należy m.in. (art. 29 ust. 1 ww. ustawy) prowadzenie określonej przez wspólnotę mieszkaniową ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej.

Generalnie oznacza to, że prawo nie nakłada na wspólnoty mieszkaniowe obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdania finansowego zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Niemniej jednak nie ma przeszkód, aby wspólnota mieszkaniowa prowadziła ewidencję (księgi rachunkowe) oraz sporządzała sprawozdanie finansowe w oparciu o zasady określone w ustawie o rachunkowości, oczywiście z uwzględnieniem specyfiki działalności tych jednostek.

Ewidencja ta powinna być prowadzona odrębnie dla każdej wspólnoty mieszkaniowej. Konieczne jest, aby uproszczony system ewidencji wspólnoty zapewniał kompletne ujęcie przychodów i kosztów, należności oraz zobowiązań, środków pieniężnych, a także wielkości funduszu remontowego.

Dlatego też biorąc powyższe pod uwagę - naszym zdaniem - wskazane byłoby, aby wspólnota mieszkaniowa przyjęła za podstawę ewidencji podwójny zapis w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości.

W takiej sytuacji koszty zarządu nieruchomością wspólną mogą być ujmowane na koncie 50 "Koszty zarządu nieruchomością wspólną". W ewidencji analitycznej prowadzonej do tego konta należy wyodrębnić rodzaje kosztów prostych, o których mowa w ww. art. 14 ustawy o własności lokali, zapisem:

- Wn konto 50 "Koszty zarządu nieruchomością wspólną" (w analityce: Według poszczególnych kosztów),
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Koszty ponoszone przez wspólnotę mieszkaniową podlegają rozliczeniu po zakończeniu roku obrotowego (kalendarzowego).

Zaliczki wypłacane przez właścicieli

Na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, które stanowią przychody wspólnoty mieszkaniowej, ewidencjonowane na koncie 70 "Przychody zarządu nieruchomością wspólną", Wn konto 20 "Rozrachunki z właścicielami lokali" (w analityce: Konta imienne właścicieli lokali), Ma konto 70 "Przychody zarządu nieruchomością wspólną". Wysokość opłat powinna uwzględniać rzeczywiste koszty poniesione w poprzednim roku kalendarzowym, powiększone o przewidywany wzrost w roku, na który są ustalane. Należy mieć na uwadze, że właściciele lokali w kwocie czynszu uiszczają także zaliczki na tzw. media indywidualne, czyli na ciepłą i zimną wodę oraz odprowadzanie ścieków, a także na ogrzewanie. W tym przypadku po zakończeniu przyjętego okresu rozliczeniowego (np. pół roku) następuje indywidualne rozliczenie z poszczególnymi właścicielami, poprzez porównanie prognoz z faktycznym zużyciem. Jeżeli wystąpiło wyższe zużycie od prognozowanego, wówczas właściciel ma obowiązek uregulować niedopłatę, w sytuacji odwrotnej nadpłata jest zaliczana na poczet przyszłych zobowiązań. A zatem w tej sytuacji wspólnota mieszkaniowa występuje niejako w roli "pośrednika". Dlatego też płacone zaliczki na media mogą być ujmowane w ewidencji wspólnoty na kontach rozrachunkowych (konto 24 "Pozostałe rozrachunki"), prowadzonych według poszczególnych mediów oraz właścicieli lokali.

Wynik finansowy wspólnoty

Na wynik finansowy wspólnoty mieszkaniowej składają się wyniki dotyczące poszczególnych rodzajów przychodów i kosztów. Może to być przykładowo wynik:

1) zarządu nieruchomością wspólną, czyli różnica pomiędzy zaliczkami na utrzymanie nieruchomości wspólnej a kosztami zarządu nieruchomością wspólną,

2) dotyczący zarządzania halą garażową, czyli różnica pomiędzy zaliczkami na utrzymanie hali a kosztami jej utrzymania,

3) dotyczący remontów jako różnicy pomiędzy zaliczkami na fundusz remontowy a poniesionymi kosztami remontów.

Uproszczony przykładowy plan kont dla wspólnoty mieszkaniowej mógłby wyglądać następująco:

konto 13-0 "Rachunek bankowy" (mogą mieć miejsce odpowiednie subkonta, np. na fundusz remontowy),
konto 20-0 "Rozrachunki z właścicielami lokali" (w analityce: Konta imienne właścicieli lokali),
konto 21-0 "Rozrachunki z dostawcami",
konto 24-0 Pozostałe rozrachunki",
konto 50-0 "Koszty zarządu nieruchomością wspólną" (w podziale co najmniej na koszty wskazane w ww. art. 14 ustawy o własności lokali),
konto 51-0 "Pozostałe koszty",
konto 70-0 "Przychody zarządu nieruchomością wspólną",
konto 70-1 "Pozostałe przychody",
konto 82 "Rozliczenie wyniku finansowego",
konto 86 "Wynik finansowy".