Potrącenia z wynagrodzeń pracowników w ewidencji księgowej

Zasady dokonywania potrąceń z wynagrodzenia za pracę, granice potrąceń oraz wysokość kwot wolnych określają przepisy Kodeksu pracy (K.p.). Potrącenia z wynagrodzenia można generalnie podzielić na obowiązkowe (obligatoryjne) i dobrowolne (fakultatywne). Potrącenia obowiązkowe to takie, w odniesieniu do których nie jest wymagana zgoda pracownika na ich potrącanie. Z kolei potrącenia dobrowolne są możliwe jedynie za pisemną zgodą pracownika.

Z wynagrodzenia za pracę, bez zgody pracownika, podlegają potrąceniu należności wymienione w art. 87 § 1 pkt 1-4 K.p., w kolejności podanej w tym przepisie, tj.:

1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,

2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,

4) kary pieniężne przewidziane w art. 108 K.p.

Z wynagrodzenia pracownika odlicza się też (bez zgody pracownika), w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia (por. art. 87 § 7 K.p.).

Dopiero w ostatniej kolejności dokonuje się potrąceń dobrowolnych, tzn. potrąceń należności innych niż wymienione w art. 87 § 1 i 7 K.p., które mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie (por. art. 91 § 1 K.p.).

Przykładowo za pisemną zgodą pracownika można potrącić z wynagrodzenia składki na dobrowolne grupowe ubezpieczenie pracownicze, składki w związku z przynależnością do kasy zapomogowo-pożyczkowej (KZP), składki na rzecz związków zawodowych, spłacane raty pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS), spłacane raty pożyczek z KZP, należności z tytułu niedoborów i szkód uznane przez pracownika.

Należy zauważyć, iż potrącenia są dokonywane z wynagrodzenia pracownika po uprzednim odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotnej, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

Pracodawca dokonując obowiązkowych potrąceń z wynagrodzenia za pracę powinien:

• ustalić podstawę obowiązkowych potrąceń,
• określić maksymalną dopuszczalną kwotę potrącenia,
• sprawdzić, ile wynosi kwota wolna od potrąceń,
• ustalić faktyczną możliwą kwotę potrącenia.

Jak wynika z art. 87 § 3 K.p., w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych potrącenia mogą być dokonywane do wysokości trzech piątych wynagrodzenia, natomiast w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych - do wysokości połowy wynagrodzenia.

Potrącenia dokonywane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz z tytułu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych - trzech piątych wynagrodzenia. Niezależnie od tych potrąceń kary pieniężne potrąca się w granicach określonych w art. 108 K.p.

Ponadto w art. 87¹ § 1 K.p. ustawodawca wskazał, iż wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

1) minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,

2) 75% wynagrodzenia określonego w ww. pkt 1 - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi,

3) 90% wynagrodzenia określonego w ww. pkt 1 - przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108 K.p.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty określone w art. 87¹ § 1 K.p. ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (por. art. 87¹ § 2 K.p.).

W przypadku potrąceń dobrowolnych, w świetle art. 91 § 2 K.p., wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

1) minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy,

2) 80% kwoty określonej w ww. pkt 1 - przy potrącaniu innych należności.

Kwoty egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych oraz należności innych niż świadczenia alimentacyjne należą do tego rodzaju potrąceń, przy których pracodawca nie potrzebuje uzyskać zgody pracownika w celu ich dokonywania. Pracodawca wezwany przez komornika do przekazywania wierzycielowi lub komornikowi kwot egzekwowanych z wynagrodzenia jest zobowiązany do zastosowania się do wezwania pod rygorem kary (por. art. 881-886 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego - Dz. U. z 2024 r. poz. 1568).

Przypominamy, że potrącenia alimentacyjne nie mogą przekroczyć trzech piątych wynagrodzenia, a z tytułu egzekucji innych należności niż alimentacyjne - połowy wynagrodzenia. Ponadto, w przypadku potrącania sum egzekwowanych na podstawie tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne wolną od potrąceń jest kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotnej, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

Ewidencja księgowa kwoty, którą pracodawca zobowiązany jest potrącić z wynagrodzenia na podstawie tytułu wykonawczego lub egzekucyjnego ujmuje się po stronie Wn konta 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", w korespondencji ze stroną Ma konta 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne". Następnie przelew bankowy na rachunek komornika ujmuje się zapisem po stronie Wn konta 24-9, w korespondencji ze stroną Ma konta 13-0 "Rachunek bieżący".

Przykład

I. Założenia:

1. W listopadzie 2024 r. jednostka otrzymała zawiadomienie od komornika sądowego o zajęciu wynagrodzenia pracownika "X" na poczet należności niealimentacyjnych na kwotę: 20.000 zł.
2. Pracownik "X" uzyskuje wynagrodzenie miesięczne w kwocie: 5.000 zł, przysługują mu podstawowe koszty uzyskania przychodów w kwocie: 250 zł, nie jest uczestnikiem PPK oraz nie korzysta ze zwolnień podatkowych wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 148, 152-154 updof. Pracodawca uprawniony jest do zmniejszenia zaliczki na podatek dochodowy pracownika o kwotę: 300 zł. Wynagrodzenie wypłacane jest na koniec miesiąca.
3. Wynagrodzenie pracownika "X" za listopad 2024 r., po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (w kwocie: 1.073,81 zł) oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (w kwocie: 188 zł), wyniosło: 3.738,19 zł.
4. Maksymalna kwota potrącenia wyniosła: 1.869,10 zł (tj. 3.738,19 × 1), natomiast kwota wolna od potrąceń wynosiła: 3.261,53 zł. Pracodawca nie mógł potrącić maksymalnej kwoty, gdyż naruszyłoby to kwotę wolną od potrąceń: 3.738,19 zł - 1.869,10 zł = 1.869,09 zł; 1.869,10 zł < 3.261,53 zł. Kwota potrącenia wyniosła: 3.738,19 zł - 3.261,53 zł = 476,66 zł. Kwota do wypłaty wyniosła: 3.738,19 zł - 476,66 zł = 3.261,53 zł. Z wynagrodzenia pracownika "X" za listopad 2024 r. potrącono więc kwotę zajęcia komorniczego z tytułu egzekucji świadczeń niealimentacyjnych w wysokości: 476,66 zł.
5. Pracownikowi "X" wypłacono przelewem wynagrodzenie (pomniejszone o zajęcie komornicze) w kwocie: 3.261,53 zł. Składki ZUS finansowane przez pracodawcę wyniosły: 1.024 zł.
6. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki, koszty podstawowej działalności operacyjnej ujmuje się wyłącznie na kontach zespołu 4.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

W grupie pozostałych potrąceń z wynagrodzenia można wyróżnić potrącenia o charakterze:

a) obowiązkowym, dokonywane bez zgody pracownika, takie jak pobrane zaliczki do rozliczenia oraz kary pieniężne przewidziane w art. 108 K.p.,

b) dobrowolnym, dokonywane za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, takie jak spłacane raty pożyczek udzielonych z ZFŚS, czy KZP, uznane przez pracowników niedobory, składki na ubezpieczenie grupowe, składki na KZP i związki zawodowe; w każdym przypadku zgoda na potrącenie musi być konkretna, a więc udzielona w odniesieniu do określonej kwoty istniejącego już i wymagalnego zobowiązania.

W księgach rachunkowych ww. potrącenia ujmuje się po stronie Wn konta 23-0 w korespondencji ze stroną Ma konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Zwracamy uwagę, że potrąceń dobrowolnych z wynagrodzenia dokonuje się na zasadach określonych w art. 91 § 2 K.p., czyli zachowując kwotę wolną od potrąceń w wysokości 100% minimalnego wynagrodzenia odpowiednio do wymiaru czasu pracy pracownika, po odliczeniach - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy, albo 80% wymienionej wcześniej kwoty - przy potrącaniu innych należności.

Przykład

I. Założenia:

1. Jednostka udzieliła pracownikowi pożyczki ze środków ZFŚS w kwocie: 9.000 zł. Pracownik wyraził pisemną zgodę na potrącanie z jego wynagrodzenia za pracę rat pożyczki, które wynoszą miesięcznie: 250 zł.
2. Kwota wynagrodzenia pracownika za listopad 2024 r., po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, wyniosła: 4.761,05 zł. Pracownik nie jest uczestnikiem PPK oraz nie korzysta ze zwolnień podatkowych wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 148, 152-154 updof.
3. Kwota potrącanej raty pożyczki nie koliduje z kwotą wolną od potrąceń. Jednostka przelała na rachunek pracownika wynagrodzenie po potrąceniu raty pożyczki: 4.761,05 zł - 250 zł = 4.511,05 zł.

II. Dekretacja:

III. Księgowania: