Obowiązek prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń

W myśl art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, konta pomocnicze prowadzi się m.in. dla rozrachunków z pracownikami. Czy zatem należy utworzyć konta analityczne do konta "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" dla każdego pracownika?

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się dla rozrachunków z pracownikami, a w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia. Tak wynika z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości. Ustawodawca nie sprecyzował jednak, w jakiej formie powinny być prowadzone księgi pomocnicze dla rozrachunków z pracownikami. Kierownik jednostki powinien zatem określić ją samodzielnie i opisać w zasadach (polityce) rachunkowości.

Do ewidencjonowania rozrachunków z tytułu wynagrodzeń za pracę należnych w pieniądzu, a także świadczeń w naturze służy konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". Na koncie tym ujmowane są rozrachunki z tytułu wynagrodzeń za pracę wykonaną w ramach stosunku pracy, jak i z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło, wynagrodzeń agencyjno-prowizyjnych, czy nagród i premii wypłacanych z zysku. Na koncie tym ujmuje się zarówno naliczone wynagrodzenie w kwocie brutto według listy płac, jak i naliczone składki na ubezpieczenia społeczne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne finansowane przez pracownika oraz naliczoną i potrąconą zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych. Na koncie 23-0 ujmuje się również zasiłki, które w imieniu ZUS wypłaca zakład pracy, np. zasiłki chorobowe. Konto 23-0 jest kontem bilansowym, aktywno-pasywnym, które może wykazywać saldo dwustronne, tj.:

1) saldo Wn (debetowe), wyrażające stan należności od pracowników z tytułu wypłaconych zaliczek na poczet wynagrodzeń oraz

2) saldo Ma (kredytowe), wyrażające stan zobowiązań wobec pracowników z tytułu wynagrodzeń.

Do konta 23-0 należy prowadzić konta ksiąg pomocniczych. Jak wynika bowiem z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, konta ksiąg pomocniczych prowadzi się m.in. dla rozrachunków z pracownikami, w szczególności jako imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników zapewniającą uzyskanie informacji, z całego okresu zatrudnienia. Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej (por. art. 16 ust. 1 ww. ustawy). Kierownik jednostki powinien zatem określić i opisać w polityce rachunkowości ustaloną przez jednostkę formę kont pomocniczych dotyczących rozrachunków z pracownikami. Zwykle prowadzone są one w formie kont analitycznych utworzonych w ramach konta 23-0. W praktyce jednak księgi pomocnicze prowadzone są w różny sposób, nie zawsze na kontach analitycznych. Przykładem może być odrębny moduł systemu finansowo-księgowego, w którym sporządzana jest ewidencja szczegółowa np. wynagrodzeń. Niektóre jednostki prowadzą także ewidencje pomocnicze w arkuszach kalkulacyjnych.

Ewidencja na kontach ksiąg pomocniczych do konta 23-0 powinna przede wszystkim umożliwić ustalenie - dla każdego pracownika:

przychodu ze stosunku pracy,
kwot składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne finansowanych przez pracownika,
kwot pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,
wynagrodzeń za czas nieobecności w pracy (np. urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie z tytułu niezdolności do pracy).