Zapłata za fakturę dokonana przez wspólnika firmową kartą płatniczą

Wspólnicy spółki jawnej posiadają firmowe karty płatnicze. Jak w księgach rachunkowych rozliczać zapłatę za dokonywane przez nich zakupy artykułów biurowych, gospodarczych, usług kurierskich (tj. cele firmowe) kartą płatniczą? Zaznaczamy, że prowadzimy ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.

W księgach rachunkowych płatności firmowymi kartami płatniczymi dokonywanymi przez wspólników spółki jawnej ujmuje się najczęściej na kontach rozrachunkowych, tj. na koncie 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne" lub koncie 24-2 "Rozrachunki ze wspólnikami". Jeśli kartami płatniczymi posługują się różne osoby, to wskazane jest wyodrębnienie w ramach kont 24-9 i 24-2 kont analitycznych, dotyczących osób korzystających z kart (w omawianym przypadku wspólników spółki jawnej). Pozwoli to na ustalenie salda rozliczeń z każdą z tych osób. Saldo konta 24-9 lub 24-2 pozostanie w księgach rachunkowych do momentu jego rozliczenia na podstawie wyciągu bankowego potwierdzającego obciążenie rachunku bankowego płatnością przy użyciu karty płatniczej.

Ewidencja księgowa operacji gospodarczych, za które zapłata następuje za pomocą firmowych kart płatniczych, odbywa się na zasadach ogólnych. Jeżeli jednostka stosuje konto 30 "Rozliczenie zakupu", to wartość brutto danej transakcji ujmuje zapisem po stronie Wn konta 30, w korespondencji ze stroną Ma konta 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Zobowiązania opłacane firmowymi kartami płatniczymi traktuje się, co do zasady, jako uregulowane w dniu zakupu. W sytuacji bowiem, gdy wspólnik nabywa towary czy usługi na rzecz firmy i zapłaty dokonuje kartą płatniczą, fakt ten zostaje odnotowany na fakturze dokumentującej ten zakup. Oznacza to, że zobowiązanie wobec dostawcy zostało już uregulowane, a konto 21 nie powinno wykazywać salda. Wskazane jest więc wartość brutto faktury, ujętą na koncie 21, przeksięgować na konto 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne" lub 24-2 "Rozrachunki ze wspólnikami" z wyodrębnieniem w ewidencji analitycznej konta "Rozrachunki z tytułu płatności kartami - Wspólnik "X", na którym można ujmować operacje dokonywane przez wspólników za pomocą karty płatniczej. Saldo Ma na koncie 24-9 lub 24-2 pozostanie w księgach rachunkowych do momentu jego rozliczenia na podstawie wyciągu bankowego potwierdzającego obciążenie rachunku bankowego płatnościami dokonanymi przy użyciu karty płatniczej.

Ewidencja księgowa wydatków opłaconych przez wspólnika firmową kartą płatniczą

1. Faktura dokumentująca zakup art. biurowych, gospodarczych, usług kurierskich, za które zapłacono firmową kartą płatniczą:

a) wartość brutto faktury:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto zakupionych materiałów lub usług:

- Wn konto zespołu 4,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

d) rozliczenie zobowiązania wobec dostawcy i rozliczenie wspólnika z transakcji uregulowanej kartą płatniczą:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne" lub konto 24-2 "Rozrachunki ze wspólnikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami - Wspólnik "X").

2. WB - rozliczenie transakcji dokonanej kartą płatniczą:

- Wn konto 24-9 "Pozostałe rozrachunki - inne" lub konto 24-2 "Rozrachunki ze wspólnikami" (w analityce: Rozrachunki z tytułu płatności kartami - Wspólnik "X"),
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Zwracamy uwagę, że rozliczanie płatności przy użyciu firmowych kart płatniczych może odbywać się również z pominięciem konta 21. W takim przypadku zobowiązanie księguje się bezpośrednio na koncie 24-9 lub koncie 24-2. Z reguły postępowanie takie stosuje się w odniesieniu do drobnych, nieistotnych zakupów rozliczanych bezpośrednio w koszty, w tym np. zakupu materiałów biurowych, środków czystości, drobnych usług. Decyzję w tej sprawie podejmuje kierownik jednostki i opisuje w przyjętych do stosowania zasadach (polityce) rachunkowości.