Obrót gotówkowy w firmie - dokumentacja i ewidencja księgowa

W jaki sposób jednostka powinna ewidencjonować w księgach rachunkowych obrót gotówkowy? Jak powinna dokumentować operacje kasowe?

W ustawie o rachunkowości brak jest regulacji, które wprost wskazywałyby, w jaki sposób jednostki powinny dokumentować operacje kasowe. Przepisy tej ustawy nie określają również sposobu organizacji gospodarki kasowej. Zasady te jednostki powinny zatem określić we własnym zakresie, biorąc jednak pod uwagę, iż:

• ujęcie w księgach rachunkowych wpłat i wypłat gotówką powinno nastąpić w tym samym dniu, w którym operacje te zostały dokonane; jest to jeden z warunków uznania ksiąg rachunkowych za prowadzone bieżąco (zob. art. 24 ust. 5 pkt 3 ww. ustawy),
   
• w przypadku prowadzenia kasy, dla operacji gotówkowych powinny być prowadzone konta ksiąg pomocniczych (zob. art. 17 ust. 1 pkt 7 ww. ustawy).

WAŻNE: Szczegółowe zasady obrotu gotówkowego powinny zostać zawarte w zatwierdzonej przez kierownika jednostki instrukcji kasowej, która jest integralną częścią przyjętych przez jednostkę zasad (polityki) rachunkowości. W instrukcji tej należy określić m.in. zakres obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku kasjera, zasady zabezpieczania pomieszczeń kasowych i przechowywanych środków pieniężnych, a także minimalny zapas gotówki pozostającej w kasie (tzw. pogotowie kasowe).

W praktyce operacje gotówkowe dokumentowane są zazwyczaj za pomocą raportów kasowych (RK), dowodów wpłat ("Kasa przyjmie" - KP), dowodów wypłat ("Kasa wypłaci" - KW). Dokumentując operacje gotówkowe, należy mieć na uwadze, że dokumenty kasowe muszą spełniać wymogi określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. Tylko bowiem takie dowody księgowe mogą być podstawą zapisów w księgach rachunkowych.

Raport kasowy odzwierciedla stan gotówki znajdującej się w kasie. Jest to zbiorczy dowód księgowy, w którym wpisuje się - chronologicznie - wszystkie wpłaty środków pieniężnych do kasy oraz ich wypłaty, które zostały dokonane w danym dniu. Wpisów tych dokonuje się na podstawie dokumentów źródłowych (np. faktur, rachunków, list płac, rozliczeń delegacji, dowodów dokumentujących pobranie gotówki z banku w celu zasilenia kasy, itd.) lub na podstawie dowodów zastępczych.

Zasadniczo raport kasowy sporządzany jest bieżąco, każdego dnia. Gdyby jednak ilość operacji kasowych, przeprowadzonych w jednym dniu była niewielka, wówczas raport taki mógłby być sporządzany za okresy dłuższe, np. za okres kilku dni (przykładowo za dekadę), a nawet całego miesiąca. Częstotliwość sporządzania raportu kasowego określana jest w instrukcji kasowej jednostki.

Dowody zastępcze, o których mowa powyżej, to ww. dowody KP i KW. Są one zasadniczo wystawiane wtedy, gdy wpłata/wypłata gotówki nie jest udokumentowana dowodem źródłowym.

Dowód KP jest wystawiany przez kasjera w dacie wpływu gotówki do kasy. Taki dowód powinien zasadniczo zawierać:

• datę wpływu gotówki,
   
• numer dowodu KP,
   
• informację o wpłacającym gotówkę,
   
• tytuł i kwotę dokonanej wpłaty,
   
• numer i pozycję, pod którą wpisano wpłatę do raportu kasowego,
   
• podpis kasjera przyjmującego gotówkę.

Z kolei dowód KW (wystawiany w dacie wypłaty gotówki z kasy) powinien zawierać:

• datę wypłaty gotówki,
   
• numer dowodu KW,
   
• informację, komu została wypłacona gotówka,
   
• tytuł i kwotę dokonywanej wypłaty,
   
• numer i pozycję, pod którą wpisano wypłatę do raportu kasowego,
   
• podpis kasjera i osoby odbierającej gotówkę.

Zarówno dokumenty źródłowe, jak i zastępcze dowody kasowe powinny zostać dołączone do raportu kasowego.

Do ewidencji wpływu gotówki do kasy oraz do jej wypływu może służyć np. konto 10 "Kasa". Po stronie Wn tego konta wykazuje się wpływ gotówki do kasy, natomiast po stronie Ma - wypływ gotówki. Konto to może wykazywać wyłącznie saldo po stronie Wn, które oznacza stan gotówki w kasie.

Operacje gotówkowe mogą zostać ujęte w księgach rachunkowych w następujący sposób:

Gdy kasa zasilana jest gotówką pobieraną z np. bankomatu, wówczas "przesunięcie" środków pieniężnych do kasy można zaksięgować za pośrednictwem konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze". Ewidencja księgowa takiej operacji może wyglądać następująco:

Uwaga! Za pośrednictwem konta 13-9 jednostka może ewidencjonować także środki pieniężne "przesuwane" pomiędzy rachunkami bankowymi jednostki.

Jeśli bank pobrał prowizję za wypłatę gotówki z bankomatu, to kwotę tej prowizji można zaksięgować np.:

Gdy w kasie zostanie stwierdzony niedobór gotówki, wówczas kwotę tego niedoboru można zaksięgować np.:

Obciążenie pracownika wartością niedoboru:

Potrącenie wartości niedoboru z wynagrodzenia pracownika:

lub wpłata niedoboru do kasy, dokonana przez pracownika:

W sytuacji, gdy w kasie zostanie stwierdzona nadwyżka gotówki, wówczas nadwyżkę tę można zaksięgować zapisem:

Zarachowanie nadwyżki do przychodów jednostki:

Niekiedy jednostki nie prowadzą kasy w firmie (decyzja w tym zakresie powinna zostać zawarta w zasadach/polityce rachunkowości). W takim przypadku nie muszą one wyodrębniać konta 10, nie mają one również obowiązku sporządzać raportów kasowych. Takie uproszczenie przyjmują najczęściej jednostki małe, w których operacji gotówkowych dokonują jedynie właściciele, wspólnicy lub inne uprawnione do tego osoby. Wszelkie płatności gotówkowe są zazwyczaj regulowane z zaliczek wypłaconych z rachunku bankowego przez ww. osoby. W takim przypadku do ewidencji operacji gotówkowych może służyć np. konto 24 "Pozostałe rozrachunki", na którym ujmuje się na bieżąco wpłaty i wypłaty gotówkowe. Może to być ewidencjonowane zapisem:

Podane księgowania są jednymi z przykładowych.