Roczna korekta odpisu na ZFŚS w księgach

Nasza jednostka od 2023 r. jest zobowiązana do tworzenia ZFŚS. Ze względu na to, że zmieniła się planowana przeciętna liczba zatrudnionych w 2023 r., dokonaliśmy korekty odpisu na ZFŚS za 2023 r. Jak ująć w księgach rachunkowych skutki takiej korekty oraz jak zaprezentować w bilansie stan ZFŚS?

Jednostka tworząca ZFŚS, w zależności od tego, czy faktyczna liczba zatrudnionych na koniec 2023 r. w stosunku do planowanej na początku tego roku jest wyższa, czy niższa, w księgach o kwotę korekty 2023 r. zmniejsza lub zwiększa koszty podstawowej działalności operacyjnej. Trzeba także dokonać przekazania odpowiedniej kwoty środków pieniężnych na rachunek ZFŚS - w przypadku zwiększenia liczby zatrudnionych w stosunku do planowanej, lub z rachunku ZFŚS - gdy faktyczna liczba zatrudnionych jest mniejsza niż planowana.

Zasady dotyczące tworzenia ZFŚS określono w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.). Jednostka tworząca na początku roku odpis na ZFŚS według przeciętnej planowanej liczby zatrudnionych zobowiązana jest (przy zmianach liczby zatrudnionych w ciągu roku) dokonać do końca roku kalendarzowego (do 31 grudnia) ponownego obliczenia tego odpisu na podstawie faktycznej, przeciętnej liczby zatrudnionych. Różnica pomiędzy planowaną a rzeczywistą przeciętną liczbą zatrudnionych skutkuje obowiązkiem dokonania korekty odpisu na koniec roku.

W księgach kwotę rocznego odpisu na ZFŚS odnosi się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Jeśli odpis ten stanowi kwotę istotną, rozliczany jest poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Wartość dokonanego odpisu na koniec roku trzeba doprowadzić do faktycznej liczby zatrudnionych. Skutki tej korekty należy ująć w księgach tego roku pod datą 31 grudnia.

W księgach zapisy dotyczące korekty rocznego odpisu na ZFŚS można ująć, np. na podstawie dowodu PK, w następujący sposób:

a) zmniejszenie odpisu (zmniejszenie stanu zatrudnienia)

- Wn konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),
- Ma konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" i/lub konto zespołu 5,

b) zwiększenie odpisu (zwiększenie stanu zatrudnienia)

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" i/lub konto zespołu 5,
- Ma konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS).

Następnie należy dokonać zwiększenia lub zmniejszenia stanu środków pieniężnych na wyodrębnionym rachunku bankowym ZFŚS, co najczęściej następuje w kolejnym roku (tu: w 2024 r.).

Stan ZFŚS na ostatni dzień roku obrotowego inwentaryzuje się w drodze weryfikacji (por. art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości), a wartość środków pieniężnych ZFŚS przez potwierdzenie salda z bankiem (por. art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości). Występujące na koniec roku ewentualne przejściowe różnice między saldem Ma konta 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS) a saldem Wn konta 13-5 "Rachunek ZFŚS" mogą być wynikiem tego, że np. po utworzeniu odpisu na ZFŚS nie przekazano całości lub części środków pieniężnych na rachunek bankowy ZFŚS lub że wydatki na cele socjalne zapłacono z rachunku bieżącego i jeszcze nie dokonano ich refundacji z rachunku ZFŚS.

W bilansie stan ZFŚS wykazuje się w pasywach w pozycji zależnej od załącznika do ustawy o rachunkowości, według którego sporządzany jest bilans, tj. w pozycji:

B.III.4 "Fundusze specjalne" - gdy bilans sporządzany jest według załącznika nr 1,
B "Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania" - załącznik nr 4,
B.III lit. c) "Zobowiązania krótkoterminowe, w tym fundusze specjalne" - załącznik nr 5.

Stan środków pieniężnych prezentuje się w aktywach bilansu odpowiednio w pozycji:

B.III.1 lit. c) "Środki pieniężne w kasie i na rachunkach" - załącznik nr 1,
B "Aktywa obrotowe" - załącznik nr 4,
B.III lit. a) "Krótkoterminowe aktywa finansowe, w tym środki pieniężne w kasie i na rachunkach" - załącznik nr 5.

Przykład

Założenia

W związku ze zwiększeniem przeciętnej liczby zatrudnionych jednostka zobowiązana do tworzenia ZFŚS na dzień 31 grudnia 2023 r. dokonała zwiększenia kosztów i stanu ZFŚS na kwotę 3.577,31 zł. W trakcie roku zwiększyło się zatrudnienie pracowników produkcji.
Przekazanie środków z rachunku bieżącego na rachunek bankowy ZFŚS nastąpiło w styczniu 2024 r.
Koszty działalności operacyjnej są rozliczane na kontach zespołu 4 i 5.

Dekretacja w grudniu 2023 r.

1.	PK - korekta zwiększająca odpis na ZFŚS za 2023 r. (pod datą 31 grudnia 2023 r.):		3.577,31 zł
	-	Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
	-	Ma konto 85 "Fundusze specjalne" (w analityce: ZFŚS),
oraz równolegle
	-	Wn konto 50 "Koszty działalności podstawowej-produkcyjnej",
	-	Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Dekretacja w styczniu 2024 r.

1.	WB - przekazanie kwoty odpisu uzupełniającego na rachunek ZFŚS:		3.577,31 zł
	-	Wn konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze",
	-	Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".
2.	WB - wpływ kwoty odpisu uzupełniającego:		3.577,31 zł
	-	Wn konto 13-5 "Rachunek ZFŚS",
	-	Ma konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze".