Konto "Kasa" w księgach firmy osoby fizycznej

Prowadzę księgi rachunkowe firmy należącej do osoby fizycznej. Czy w tego typu przedsiębiorstwie można nie prowadzić konta 10 "Kasa", a wszystkie operacje gotówkowe ujmować za pośrednictwem konta rozrachunkowego z właścicielem?

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe nie mają obowiązku prowadzenia konta 10 "Kasa", więc w zakładowym planie kont w firmie prowadzonej przez osobę fizyczną można nie wyodrębniać tego konta. Wówczas wszystkie operacje gotówkowe mogą być księgowane w korespondencji z kontem rozrachunkowym właściciela, np. z kontem 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z właścicielem - operacje gotówkowe).

W ustawie o rachunkowości określone zostały zasady rachunkowości i prowadzenia ksiąg. Nie zawiera ona jednak uregulowań dotyczących organizacji gospodarki kasowej i szczegółowych zasad ujmowania operacji gotówkowych w księgach. O sposobie prowadzenia gospodarki kasowej decyduje kierownik jednostki (tu: właściciel), może on przyjąć uproszczenie polegające na niestosowaniu konta 10 "Kasa". Przy czym trzeba mieć na uwadze, że jednostka może stosować uproszczenia, o ile nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie jej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego (art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości). Z prowadzenia konta 10 "Kasa" najczęściej rezygnuje się w niewielkich jednostkach, gdzie operacji gotówkowych dokonują osobiście właściciele (wspólnicy) lub osoba do tego upoważniona.

Jak stanowi art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości, księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Księgi prowadzone są bieżąco, jeśli ujęcie wpłat i wypłat gotówką następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane na podstawie odpowiednich dowodów księgowych spełniających wymagania ustawy o rachunkowości. Jeśli w jednostce nie wyodrębniono konta 10 "Kasa", to dowodami księgowymi, na podstawie których ujmowane są wpłaty i wypłaty gotówkowe, nie powinny być dowody stosowane do dokumentowania operacji gotówkowych w kasie, tj. "KP - Kasa przyjmie" oraz "KW - Kasa wypłaci". Transakcje gotówkowe można wówczas dokumentować innymi dowodami spełniającymi warunki określone w art. 21 ustawy o rachunkowości.

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych w przypadku wypłaty gotówki z rachunku bankowego, traktowanej jako zaliczka na firmowe wydatki, a także wpłaty niewykorzystanych środków pieniężnych na rachunek bankowy, może być wyciąg bankowy. Z kolei zapłatę zobowiązań pobraną gotówką można ujmować w oparciu o dowody potwierdzające daną zapłatę (np. faktury lub rachunki z adnotacją "zapłacono gotówką" albo listy płac, na których pokwitowano odbiór wynagrodzenia).

Ewidencja księgowa przykładowych operacji gotówkowych w przedsiębiorstwie osoby fizycznej, gdy nie wyodrębniono konta 10 "Kasa":

1) wypłata gotówki z rachunku bieżącego jednostki jako zaliczki na wydatki firmowe