Bony towarowe otrzymane nieodpłatnie, wykorzystane przez jednostkę na własne potrzeby

Jesteśmy firmą handlowo-usługową. Otrzymaliśmy nieodpłatnie bony towarowe do wykorzystania na stacji paliw. Tymi bonami opłaciliśmy faktury za paliwo do samochodów ciężarowych wykorzystywanych w działalności gospodarczej. Jak powinna przebiegać ewidencja otrzymanych bonów oraz faktur zakupu paliwa, które opłaciliśmy bonami? Ewidencję kosztów działalności operacyjnej prowadzimy tylko na kontach zespołu 4.

W księgach rachunkowych wartość nominalną otrzymanych nieodpłatnie bonów towarowych odnosi się na konto służące do ewidencji pozostałych przychodów operacyjnych. Z kolei faktury za paliwo, którego zakup opłacono bonami, księguje się według zasad ogólnych.

Stosownie do art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. h) ustawy o rachunkowości, przychody związane z otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, m.in. środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycie lub wytworzenie środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych, zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych.

Więcej odpowiedzi ekspertów GOFINU
na pytania Czytelników można znaleźć w serwisie
www.pytaniaczytelnikow.gofin.pl

Wartość nominalną otrzymanych nieodpłatnie bonów towarowych odnosi się zatem w księgach rachunkowych na konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne". Drugostronnie otrzymane bony można ująć jako inne środki pieniężne na koncie wyodrębnionym w ramach konta 14 "Krótkoterminowe aktywa finansowe" albo jako należność od pracownika na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (jeśli bony zostaną bezpośrednio wydane pracownikowi, który będzie dokonywał zakupu paliwa na potrzeby firmy). Rozliczenie konta 14 "Krótkoterminowe aktywa finansowe" lub 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" będzie następowało sukcesywnie odpowiednio w momencie wydania bonów pracownikowi lub zakupu paliwa. Natomiast fakturę za paliwo ujmuje się w księgach rachunkowych według zasad ogólnych, odnosząc koszt tego paliwa na konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii".

Ewidencja księgowa otrzymanych nieodpłatnie bonów towarowych
oraz wydatków nimi opłaconych

1. Nieodpłatnie otrzymane bony towarowe:

- Wn konto 14 "Krótkoterminowe aktywa finansowe" (w analityce: Inne aktywa pieniężne - bony towarowe) lub 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Bony towarowe),
- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

2. Wydanie bonów towarowych pracownikowi, jeżeli ich przyjęcie ujęto na koncie 14:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Bony towarowe),
- Ma konto 14 "Krótkoterminowe aktywa finansowe" (w analityce: Inne aktywa pieniężne - bony towarowe).

3. FZ - nabycie paliwa (faktura opłacona bonami):

a) wartość brutto:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Bony towarowe),

b) VAT podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto:

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Przykład

I. Założenia:

Spółka otrzymała nieodpłatnie bony towarowe o wartości 3.800 zł do wykorzystania na stacji paliw. Otrzymała fakturę za paliwo, którą opłaciła bonem o wartości: 299,98 zł. Faktura opiewała na kwotę brutto: 299,98 zł (w tym VAT: 56,10 zł).
Bony w dniu ich otrzymania zostały przekazane pracownikowi (kierowcy samochodu ciężarowego), a ich wartość ujęto na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Nieodpłatnie otrzymane bony towarowe	3.800,00 zł	23-4	76-0
2. FZ - nabycie paliwa (faktura opłacona bonami):
a) wartość brutto	299,98 zł	30	23-4
b) VAT podlegający odliczeniu	56,10 zł	22-1	30
c) wartość netto	243,88 zł	40-1	30