Ujęcie w księgach wpłaconej zaliczki oraz otrzymanej faktury zaliczkowej

W przypadku dokonania przez jednostkę wpłaty zaliczki na rachunek dostawcy na poczet przyszłych dostaw lub usług, należy w pierwszej kolejności zaksięgować zapłatę zaliczki udokumentowaną wyciągiem bankowym.

Co do zasady, w świetle przepisów o VAT, wpłacona zaliczka powinna być przez otrzymującego, udokumentowana fakturą. Na podstawie bowiem art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnik otrzymujący całość lub część zapłaty zobowiązany jest wystawić fakturę. Termin wystawienia faktury wyznacza art. 106i ust. 2 i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT. Według tego przepisu, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy i nie wcześniej niż 30. dnia przed jej otrzymaniem. Należy jednak pamiętać, że w stosunku do niektórych czynności ustawodawca uznał, że podatnik nie ma obowiązku udokumentowania fakturą otrzymanej zaliczki. Dotyczy to zaliczki na wewnątrzwspólnotową dostawę towarów oraz czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT.

Jeżeli jednostka otrzyma fakturę potwierdzającą dokonanie wpłaty zaliczki, to ujmuje ją w księgach rachunkowych na koncie 30 "Rozliczenie zakupu". Ewidencja wpłaty zaliczki i otrzymanej faktury zaliczkowej w jednostce stosującej konto 30 może przebiegać w sposób przedstawiony poniżej.

Ewidencja księgowa wpłaconej zaliczki oraz otrzymanej faktury zaliczkowej
w jednostce stosującej konto 30

1. WB - wpłata zaliczki na rachunek bankowy sprzedawcy:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

2. Faktura dokumentująca wpłaconą zaliczkę otrzymana od dostawcy:

a) kwota brutto faktury odpowiadająca kwocie wpłaconej zaliczki:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Uwaga: W jednostkach, w których VAT naliczony wykazany na fakturze zaliczkowej nie podlega odliczeniu lub jednostka korzysta ze zwolnienia z VAT, otrzymana faktura zaliczkowa może zostać wprowadzona do ksiąg w wartości brutto, zapisem po stronie Wn konta 30, w korespondencji ze stroną Ma konta 21.

Zwracamy uwagę, że ewidencja księgowa wpłaconej zaliczki, a następnie otrzymanej faktury zaliczkowej nie musi obowiązkowo przebiegać z udziałem konta 30 "Rozliczenie zakupu". Jeśli do ewidencji faktur zaliczkowych jednostka nie stosuje konta 30, to księgowaniu na podstawie tej faktury podlegać będzie jedynie VAT naliczony podlegający odliczeniu.

Ewidencja księgowa wpłaconej zaliczki na dostawę towarów lub usług
oraz otrzymanej faktury zaliczkowej w jednostce niestosującej konta 30

1. WB - wpłata zaliczki na rachunek bankowy sprzedawcy:

- Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

2. Faktura dokumentująca wpłaconą zaliczkę otrzymana od dostawcy - ewidencja VAT naliczonego podlegającego odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Decyzja w sprawie stosowania bądź niestosowania konta 30 należy do jednostki i jej kierownika, a przyjęte przez jednostkę rozwiązania należy opisać w zasadach (polityce) rachunkowości.

W bilansie sporządzanym według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości kwotę wpłaconej zaliczki wynikającą z salda Wn konta 21 lub konta 30 prezentuje się w zapasach, w pozycji B.I.5. "Zaliczki na dostawy i usługi".