Zapłata firmową kartą płatniczą za materiały zakupione na potrzeby prowadzonej działalności

Prezes naszej firmy dokonuje płatności za zakupione na potrzeby prowadzonej działalności materiały kartą firmową. Jak ewidencjonować w księgach rachunkowych taką zapłatę?

W polityce rachunkowości jednostki powinien znajdować się zapis dotyczący sposobu ewidencji i rozliczania płatności dokonywanych za pośrednictwem firmowych kart płatniczych. Płatności kartą firmową mogą być ewidencjonowane za pomocą np. konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze", konta 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" (w analityce: Płatności kartami) lub konta 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozrachunki z prezesem z tytułu płatności kartami).

Ewidencja księgowa faktury za zakup materiałów, opłaconej firmową kartą płatniczą

1. FZ - faktura dotycząca zakupu materiałów:

a) wartość brutto:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze" lub 23-4 "Pozostałe rozrachunki
z pracownikami" (w analityce: Płatności kartami) albo 24 "Pozostałe rozrachunki"
(w analityce: Rozrachunki z prezesem z tytułu płatności kartami),

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto:

- Wn konto 31 "Materiały" lub 40-1 "Zużycie materiałów i energii"
albo konto zespołu 5,
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Generalnie przyjmuje się, że w wyniku zapłaty dokonanej kartą płatniczą zobowiązanie wobec kontrahenta jest już uregulowane w dniu zakupu i dlatego nie ma konieczności rozliczania takich płatności poprzez konto rozrachunków z dostawcami. Dopuszczalne jest jednak zapisanie w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki, że uregulowane kartą firmową zobowiązanie jest wstępnie ujmowane w księgach rachunkowych, na podstawie otrzymanej faktury, na koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami". Pod datą zapłaty kartą firmową należy wówczas kwotę tego zobowiązania wyksięgować z konta 21, zapisem: Wn konto 21, Ma konto 13-9 lub konto 23-4 albo konto 24. W ten sposób można księgować zapłatę kartą płatniczą za firmowe zakupy, w przypadku gdy zakupy te dotyczą dostaw o istotnych dla jednostki wartościach. Takie księgowanie może bowiem spełniać funkcję kontrolną (rozliczanie niezgodności dostawy z zamówieniem, reklamacje, uzgodnienia sald z kontrahentem).