Odpis na ZFŚS w 2024 r. - ujęcie w księgach rachunkowych

Od 2024 r. jesteśmy zobowiązani do tworzenia ZFŚS. W jaki sposób ujmować utworzenie takiego funduszu w księgach rachunkowych? Czy koszty i fundusz mają być zwiększane co miesiąc, czy jednorazowo za cały rok?

Co do zasady, utworzenie ZFŚS obciąża koszty działalności operacyjnej. Ze względu na fakt, że odpis dotyczy całego roku, uzasadnione jest jego rozliczenie za pośrednictwem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jedynie w przypadkach, gdy łączna wartość funduszu stanowi kwotę nieistotną w ramach uproszczenia można odstąpić od jego rozliczenia w czasie.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS) tworzy się i gospodaruje jego środkami na podstawie ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.), dalej zwanej ustawą o ZFŚS.

W myśl art. 6 ust. 1 ww. ustawy, odpisy na ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy. Wartość odpisu zalicza się do kosztów działalności operacyjnej jednostki i ujmuje w księgach rachunkowych w ramach kont zespołu 4 lub na odpowiednim koncie zespołu 5. Drugostronnie odpis ten ujmuje się na koncie 85-0 "ZFŚS".

Odpis na ZFŚS, jako dotyczący całego roku obrotowego, wskazane jest rozliczać w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. W myśl bowiem art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Co do zasadności rozliczeń w czasie takich kosztów obowiązują analogiczne zasady, jak w przypadku ujmowania podatku od nieruchomości - szerzej na ten temat pisaliśmy w BI nr 6 z 20 lutego 2024 r. na str. 68-69.

O wysokości odpisów na ZFŚS w 2024 r. piszemy na str. 9-10 niniejszego BI.

Uwzględniając powyższe ewidencja księgowa rocznego odpisu na ZFŚS, przy zastosowaniu jego rozliczenia w czasie w zależności od przyjętego w jednostce sposobu grupowania kosztów, może przebiegać następująco:

1. Utworzenie ZFŚS w jednostce stosującej wyłącznie konta zespołu 4:

a) odpis podstawowy na ZFŚS i jego zwiększenia:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 85-0 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych";

b) ujęcie odpisu do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów",
- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów";

c) rozliczenie odpisu w miesięcznych ratach w ciężar kosztów bieżącego okresu:

- Wn konto 49,
- Ma konto 64-0.

2. Utworzenie ZFŚS w jednostce stosującej konta zespołu 4 i 5:

a) odpis podstawowy na ZFŚS i jego zwiększenia:

- Wn konto 40-5,
- Ma konto 85-0;

b) ujęcie odpisu do rozliczenia w czasie:

- Wn konto 64-0,
- Ma konto 49;

c) rozliczenie odpisu w miesięcznych ratach w ciężar kosztów bieżącego okresu:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0.

3. Utworzenie ZFŚS w jednostce stosującej tylko konta zespołu 5:

a) odpis podstawowy na ZFŚS i jego zwiększenia:

- Wn konto 64-0,
- Ma konto 85-0;

b) rozliczenie odpisu w miesięcznych ratach w ciężar kosztów bieżącego okresu:

- Wn konto zespołu 5,
- Ma konto 64-0.

Należy zaznaczyć, że jeśli w ocenie jednostki kwota rocznego odpisu na ZFŚS nie jest istotna, to w ramach uproszczeń - na podstawie art. 4 ust. 4 ww. ustawy - istnieje możliwość rezygnacji z rozliczania go w czasie. Wówczas obciążenie kosztów następuje jednorazowo.

Dodajmy, że niezależnie od przyjętej metody ewidencji utworzenia ZFŚS - w myśl art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS - pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych za rok kalendarzowy w terminie do 30 września danego roku, przy czym w terminie do 31 maja tego roku przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów podstawowych.

Przekazanie środków na wyodrębniony rachunek ZFŚS ujmuje się w księgach rachunkowych najczęściej w korespondencji z kontem 13-9 "Środki pieniężne w drodze", zapisem:

1) Rozchód środków pieniężnych z rachunku bieżącego:

- Wn konto 13-9 "Środki pieniężne w drodze",
- Ma konto 13-0 "Rachunek bieżący".

2) Wpływ środków na rachunek ZFŚS:

- Wn konto 13-5/0 "Rachunek bankowy wyodrębnionych środków ZFŚS",
- Ma konto 13-9.

Dodajmy, że jednostka może również zdecydować o niestosowaniu konta 13-9. Wówczas przekazanie środków na rachunek ZFŚS może następować zapisami:

- Wn konto 13-5/0,
- Ma konto 13-0.

W każdym przypadku przyjęte zasady ewidencji księgowej przekazywania środków pieniężnych na wyodrębniony rachunek ZFŚS jednostka powinna opisać w zasadach (polityce) rachunkowości.