Ewidencja księgowa zapłaconej kary umownej

W 2016 r. zapłaciliśmy karę umowną naliczoną nam przez kontrahenta za nieterminowe wywiązanie się z realizacji kontraktu. Karę tę zaewidencjonowaliśmy na podstawie noty obciążeniowej w kosztach w zespole 4 jako pozostałe koszty rodzajowe (i równolegle w zespole 5 jako koszty zarządu). Czy postąpiliśmy prawidłowo? W której pozycji rachunku zysków i strat powinniśmy ją zaprezentować? Nadmieniamy, że sprawozdanie finansowe za 2016 r. nie zostało jeszcze sporządzone.

Jednostka postąpiła nieprawidłowo, odnosząc wartość kary umownej do pozostałych kosztów rodzajowych (ewidencjonowanych w ramach kont zespołu 4) i równocześnie do kosztów zarządu (ujmowanych w zespole 5). Naliczone jednostce kary umowne są bowiem pośrednio związane z jej działalnością operacyjną. W związku z tym księguje się je na koncie służącym ewidencji pozostałych kosztów operacyjnych. Wynika to z art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g) ustawy o rachunkowości. W ewidencji księgowej kary umowne ujmuje się na podstawie noty obciążeniowej lub wyciągu bankowego zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" lub konto 13-0 "Rachunek bieżący".

Z pytania wynika, że sprawozdanie finansowe jednostki nie jest jeszcze sporządzone. Dlatego powinna ona w księgach rachunkowych 2016 r. przeksięgować wartość kary umownej z konta zespołu 4 na konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne". Może tego dokonać pod datą 31 grudnia 2016 r. na podstawie dowodu PK (Polecenie księgowania) zapisem:

- Wn konto 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne",

- Ma konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Pozostałe koszty rodzajowe).

Skoro jednostka prowadzi pełną ewidencję kosztów (tj. jednocześnie w zespole 4 i 5), to konieczne jest wyksięgowanie kosztu kary umownej również z konta 55 "Koszty zarządu". Księgowanie to może przebiegać zapisem:

- Wn konto 49 "Rozliczenie kosztów",

- Ma konto 55 "Koszty zarządu".

Należną kontrahentowi karę umowną ujmuje się w pozostałych kosztach operacyjnych.

W rachunku zysków i strat sporządzanym za 2016 r. wartość kary umownej ujętej na koncie 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" prezentuje się - w zależności od przyjętego przez jednostkę wzoru sprawozdania finansowego zawartego w załącznikach do ustawy o rachunkowości - w pozycji:

a) H.III (wariant kalkulacyjny) lub E.III (wariant porównawczy) jako "Pozostałe koszty operacyjne - inne koszty operacyjne" - jeśli jednostka sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy o rachunkowości,

b) D "Pozostałe koszty i straty, w tym aktualizacja wartości aktywów" - gdy przyjęto wzór z załącznika nr 4 (dla jednostek mikro),

c) G (wariant kalkulacyjny) lub E (wariant porównawczy) jako "Pozostałe koszty operacyjne" - przy korzystaniu z załącznika nr 5 (dla jednostek małych).

Przykład

Założenia

W dniu 17 sierpnia 2016 r. jednostka otrzymała notę obciążeniową z tytułu kary umownej za nieterminowe wywiązanie się z realizacji kontraktu. Wynikająca z noty obciążeniowej wartość kary umownej to 11.000 zł.
Kara została uregulowana przelewem bankowym w dniu 30 sierpnia 2016 r.
W marcu 2017 r. przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za 2016 r. jednostka zorientowała się, że błędnie ujęła wartość kary w pozostałych kosztach rodzajowych (i równocześnie w zespole 5 w kosztach zarządu) zamiast w pozostałych kosztach operacyjnych. Błąd skorygowała pod datą 31 grudnia 2016 r.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Nota obciążeniowa z tytułu kary umownej:	11.000 zł	40	24
oraz równolegle	11.000 zł	55	49
2. WB - zapłata kary umownej:	11.000 zł	24	13-0
3. PK - korekta zapisów związanych z karą umowną:
a) przeksięgowanie wartości kary do pozostałych kosztów operacyjnych	11.000 zł	76-1	40
b) wyksięgowanie kary z zespołu 5	11.000 zł	49	55