Na jakie konto kosztów odnieść wydatki poniesione na zakup wody mineralnej dla pracowników?

W okresie letnim zapewniamy naszym pracownikom wodę mineralną do picia. Czy taki wydatek odnieść na konto "Pozostałe koszty rodzajowe", czy może ująć na koncie "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia"? W którym momencie obciążyć koszty bilansowe?

Koszt zakupu wody mineralnej dla pracowników ujmuje się na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Dokonuje się tego w momencie wydania wody pracownikom.

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych zapewnić oprócz wody, inne napoje. Ilość, rodzaj i temperatura tych napojów powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Szczegółowe zasady zaopatrzenia w napoje pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych określają odrębne przepisy. Tak wynika z § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Co do zasady wydatki na zakup wody mineralnej dla pracowników ujmuje się w księgach rachunkowych na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia". Jeśli jednostka prowadzi ewidencję kosztów również na kontach zespołu 5, to taki wydatek księguje również na odpowiednim koncie w zespole 5, w zależności od miejsca powstania kosztu, np. na koncie 55 "Koszty zarządu", czy 50 "Koszty działalności podstawowej - produkcyjnej". Wydatek na wodę dla pracowników zalicza się do kosztów działalności operacyjnej w momencie wydania jej pracownikom. Moment ujęcia wydatku w kosztach będzie zatem uzależniony od tego, czy woda zostanie wydana pracownikom bezpośrednio z zakupu, czy też w terminie późniejszym - z magazynu. W przypadku gdy jednostka przyjmuje zakupioną wodę do magazynu i wydaje ją pracownikom według potrzeb w terminie późniejszym, ewidencja księgowa zakupu i przekazania wody pracownikom odbywać się będzie z wykorzystaniem konta 31-1 "Materiały".

Ewidencja księgowa wydatków na zakup wody dla pracowników

1. Faktura dokumentująca zakup wody mineralnej:

a) wartość brutto:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto, jeśli wydanie wody pracownikom następuje bezpośrednio po zakupie:

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

d) wartość netto, jeśli woda jest przyjmowana do magazynu:

- Wn konto 31 "Materiały",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

e) RW - wydanie pracownikom wody, jeśli została przyjęta do magazynu (odniesienie wartości netto w ciężar kosztów):

- Wn konto 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia" lub konto zespołu 5,
- Ma konto 31 "Materiały".