Ewidencja wydatków na zakup artykułów spożywczych

Zakupiliśmy do sekretariatu artykuły spożywcze takie jak kawa, herbata, mleko, cukier, ciastka i cukierki. Zostaną one zużyte podczas spotkań służbowych z pracownikami oraz kontrahentami w siedzibie firmy. W jaki sposób powinniśmy ująć w księgach rachunkowych taki wydatek, jeśli koszty działalności operacyjnej ujmujemy wyłącznie na kontach kosztów rodzajowych?

Wydatkiem poniesionym na zakup artykułów spożywczych Czytelnicy powinni obciążyć koszty działalności operacyjnej.

W księgach rachunkowych zakupy artykułów spożywczych, np. kawy, herbaty, mleka, cukru, ciastek, cukierków, wody mineralnej i innych drobnych artykułów, które są zużywane zarówno w trakcie spotkań i szkoleń pracowniczych, jak również podczas spotkań biznesowych z kontrahentami, zalicza się do kosztów ogólnogospodarczych czy administracyjnych jednostki. Odnosi się je w ciężar kosztów działalności operacyjnej. W zasadach (polityce) rachunkowości jednostki można przyjąć, że wydatki z tego tytułu są ujmowane na koncie:

a) 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii) lub/i koncie zespołu 5 - jeśli dotyczą pracowników i kontrahentów jednostki,

b) 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub/i koncie zespołu 5 - jeżeli odnoszą się wyłącznie do pracowników.

Jeżeli Czytelnicy koszty działalności operacyjnej ewidencjonują wyłącznie w zespole 4, fakturę za nabycie artykułów spożywczych dla pracowników i kontrahentów mogą wprowadzić do ksiąg rachunkowych zapisami:

a) wartość brutto zobowiązania

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto artykułów

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów i energii),

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Przykład

Założenia

W jednostce zakupiono na własne potrzeby artykuły spożywcze (kawę, herbatę, mleko, cukier, ciastka, cukierki, wodę mineralną). Zostaną one zużyte podczas spotkań służbowych z pracownikami oraz kontrahentami w siedzibie firmy. Z faktury dokumentującej zakup wynika, że kwota brutto wydatków poniesionych na zakup tych artykułów wynosiła 344,40 zł (w tym VAT 64,40 zł).
Jednostka ewidencjonuje koszty tylko w zespole 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura za zakup artykułów spożywczych:
a) wartość zobowiązania	344,40 zł	30	21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	64,40 zł	22-2	30
c) wartość netto artykułów	280,00 zł	40	30