Jak rozliczyć fakturę za usługę archiwizacji dokumentów księgowych?

Dokumenty księgowe związane z prowadzoną działalnością, dotyczące lat ubiegłych, przekazaliśmy do przechowywania jednostce zajmującej się archiwizacją dokumentów. Czy koszt wynikający z otrzymanej za powyższą usługę faktury należy w księgach rachunkowych rozliczać w czasie?

Mimo że koszty związane z archiwizacją dokumentów księgowych dotyczą przyszłych lat, trudno jest racjonalnie przyjąć, że koszty te powinny być rozliczane w czasie. Nie mają one związku z przychodami, wobec czego nie ma do nich zastosowania zasada rozliczania kosztów w czasie współmiernie do przychodów. Koszty takich usług nie spełniają ponadto warunków uznania ich za aktywa - nie przyniosą one bowiem w przyszłości żadnych korzyści ekonomicznych. Koszty związane z archiwizacją dokumentów wpływają w całości na wynik finansowy w okresie ich poniesienia.

W księgach rachunkowych koszty archiwizacji dokumentów księgowych odnosi się w ciężar kosztów działalności operacyjnej, ujmując je na koncie 40-2 "Usługi obce", a w przypadku prowadzenia kont zespołu 5, koszty te - jako koszty ogólnoadministracyjne - wskazane jest odnieść na konto 55 "Koszty zarządu".

Fakturę dokumentującą koszty archiwizacji dokumentów księgowych jednostka może ująć w księgach rachunkowych, zapisami:

a) kwota brutto faktury:

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu:

- Wn konto 22-1 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) kwota netto usługi:

- Wn konto 40-2 "Usługi obce" lub 55 "Koszty zarządu",
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

Warto przy tym przypomnieć, iż dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, sprawozdania z działalności jednostki oraz dokumentację przyjętych zasad rachunkowości przechowuje się generalnie w jednostce. Jednak - w świetle art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości - dokumenty te mogą być przechowywane poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Co istotne, jednostka, która przekaże dokumenty księgowe firmie świadczącej usługi w zakresie archiwizacji dokumentów, jest zobowiązana - na podstawie ww. art. 73 ust. 4 - do spełnienia wymagań określonych w art. 11a ustawy o rachunkowości. W myśl tego przepisu, na kierowniku jednostki ciąży obowiązek powiadomienia właściwego urzędu skarbowego o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych. Zgłoszenie powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia przekazania tych dokumentów. Poza tym kierownik jednostki jest również zobowiązany do zapewnienia dostępności ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.