Ewidencja księgowa wydatków na kartki świąteczne dla kontrahentów

Firma zakupiła świąteczne kartki pocztowe w celu wysłania ich do kontrahentów z życzeniami i podziękowaniami za kolejny rok współpracy. Na jakim koncie kosztowym ująć w księgach rachunkowych wydatek na zakup takich kartek? Czy powinniśmy wykazać je jako NKUP (niestanowiące kosztów uzyskania przychodów)?

W księgach rachunkowych wydatki na zakup pocztowych kartek świątecznych należy ująć w kosztach działalności operacyjnej. Mogą one stanowić koszty podatkowe.

Wydatki związane z nabyciem pocztowych kartek świątecznych, które będą wysyłane kontrahentom, stanowią koszty o charakterze administracyjnym. Na kontach kosztów w zespole 4 można je ująć tak jak zakup materiałów biurowych, tj. zaewidencjonować na koncie 40-1 "Zużycie materiałów i energii". Natomiast w zespole 5 koszt ten podlega ujęciu na koncie 55 "Koszty zarządu".

Faktura dokumentująca zakup pocztowych kartek świątecznych może więc być ujęta w księgach rachunkowych następująco:

a) wartość brutto

- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami" lub np. konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", jeżeli zakupu kartek dokonał pracownik z pobranej na ten cel zaliczki,

b) VAT podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu",

c) wartość netto - obciążenie kosztów działalności operacyjnej

- Wn konto 40-1 "Zużycie materiałów i energii",

- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

oraz równolegle

- Wn konto 55 "Koszty zarządu",

- Ma konto 49 "Rozliczenie kosztów".

Także wydatki na wysyłkę kartek pocztowych traktuje się jako koszty działalności operacyjnej związane z bieżącym funkcjonowaniem firmy (zakup znaczków księguje się na koncie 40-2 "Usługi obce" i 55 "Koszty zarządu").

Taka kwalifikacja obowiązuje też dla celów podatku dochodowego. Wysłanie do kontrahentów kartek pocztowych z życzeniami świątecznymi i podziękowaniami za kolejny rok współpracy stanowi pewien standard zachowań mających na celu podtrzymanie dobrych kontaktów z kontrahentami. Nie należy wydatków z tym związanych uważać za koszty reprezentacji, które są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o pdof (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 ze zm.) i odpowiednio art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop (Dz. U. z 2020 r. poz. 1406 ze zm.). Wydatki ponoszone na zakup kartek świątecznych oraz ich wysyłkę mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, więc nie wykazuje się ich w ewidencji księgowej na kontach kosztów z analityką NKUP.