Ewidencja księgowa kosztów dotyczących firmowej strony internetowej

Nasza spółka zajmująca się sprzedażą kosmetyków zamierza uruchomić własną stronę internetową. Jak zaksięgować koszty związane z projektem i wdrożeniem strony oraz wydatki na domenę internetową, hosting i prace związane z pozycjonowaniem?

Utworzenie strony internetowej może mieć na celu zwiększenie sprzedaży produktów lub usług danej jednostki, zwiększenie świadomości istnienia produktów lub usług, zachęcanie klientów do zakupów czy też zdobycie określonej liczby fanów na portalach społecznościowych i nakłonienie ich do wystawienia pozytywnych opinii na temat produktów czy usług.

Firma, która zbuduje odpowiednią dla siebie stronę internetową, chce, aby potencjalny klient łatwo odnalazł ją w sieci. W tym celu stronę pozycjonuje się, czyli promuje tak, aby znalazła się ona na jak najwyższej pozycji w wynikach wyszukiwarek internetowych dla wybranych słów i fraz kluczowych.

W księgach rachunkowych wszelkie wydatki związane z utworzeniem firmowej strony internetowej oraz z jej pozycjonowaniem zalicza się w ciężar kosztów działalności operacyjnej, zwykle jako koszty usług obcych. Tylko w wyjątkowych przypadkach, gdy firma tworząca stronę wraz z wykonaniem usługi przeniesie na zamawiającego prawa autorskie lub licencje, może dojść do powstania wartości niematerialnej i prawnej. W takiej sytuacji poniesione wydatki jednostka rozliczałaby jako nabycie wartości niematerialnej i prawnej, która podlegałaby amortyzacji.

Utworzenie strony internetowej wiąże się także z zakupem domeny (unikalny, niepowtarzalny adres) i hostingu (miejsce wynajmowane na serwerze zewnętrznym, na którym będzie przechowywana strona internetowa). Jeśli koszty zakupu domeny i hostingu dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, to należy rozliczyć je w czasie zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów.

W sytuacji gdy firma tworząca stronę wraz z wykonaniem usługi nie przeniesie na zamawiającego praw autorskich lub licencji, ewidencja faktury dokumentującej poniesione przez nabywcę usługi wydatki związane ze stroną internetową, może przebiegać zapisem:

a) zobowiązanie w wartości brutto

- Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami",

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",

c) wartość netto faktury

- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Usługi obce) lub odpowiednie konto zespołu 5.

Przykład

Założenia

Spółka zajmująca się sprzedażą kosmetyków utworzyła w styczniu 2018 r. stronę internetową. Jednostka poniosła koszty projektu i wykonania strony internetowej w wysokości 12.300 zł (w tym VAT 2.300 zł), koszty korzystania z domeny przez okres 1 roku w wysokości 123 zł (w tym VAT 23 zł) oraz koszty hostingu za dwa lata w wysokości 615 zł (w tym VAT 115 zł).
Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4. Nie stosuje konta 30 "Rozliczenie zakupu". Spółka przyjęła uproszczenie dotyczące kosztów rozliczanych w czasie polegające na pominięciu ich wstępnego zaksięgowania na kontach zespołu 4.

Dekretacja

Opis operacji	Kwota	Konto
Opis operacji	Kwota	Wn	Ma
1. Faktura za projekt i wykonanie strony internetowej:
a) kwota brutto	12.300 zł		21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	2.300 zł	22-2
c) kwota netto	10.000 zł	40
2. Faktura za korzystanie z domeny:
a) kwota brutto	123 zł		21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	23 zł	22-2
c) kwota netto	100 zł	40
3. Faktura za hosting za 2 lata:
a) kwota brutto	615 zł		21
b) VAT naliczony podlegający odliczeniu	115 zł	22-2
c) kwota netto	500 zł	64-0
4. PK - zaliczenie w koszty bieżącego okresu kosztów hostingu: 500 zł : 2 lata =	250 zł	40	64-0