Opłata za przejazd po drogach płatnych, dotycząca poprzedniego roku obrotowego

W 2014 r. otrzymaliśmy wystawioną w styczniu tego roku notę obciążeniową viaTOLL dotyczącą grudnia 2013 r. Czy powyższą notę zaksięgować do kosztów grudnia, czy stycznia?

W myśl art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zgodnie z tą zasadą przed zamknięciem ksiąg rachunkowych powinno nastąpić ujęcie wszystkich dowodów księgowych potwierdzających dokonanie operacji gospodarczych lub zaistnienie zdarzeń gospodarczych dotyczących danego roku obrotowego.

Koszty opłat drogowych wynikające z noty obciążeniowej wystawionej w styczniu 2014 r., jeśli dotyczą elektronicznych opłat za przejazdy w grudniu 2013 r. po drogach płatnych, objętych systemem viaTOLL, należy ująć w księgach grudnia. Taki sposób postępowania jest zgodny z zasadą memoriału, która stanowi, że w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i związane z nimi koszty dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty (zob. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Ujęcie tych opłat w księgach rachunkowych może przy tym przebiegać dwoma sposobami – w zależności od zasad rozliczenia kosztów na przełomie roku przyjętych w polityce rachunkowości jednostki. Pierwszy z nich polega na ujęciu w księgach grudnia 2013 r. kosztów na podstawie dowodu księgowego "PK – Polecenie księgowania", zapisem:

– Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty" lub odpowiednie konto zespołu 5,
– Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".

W przypadku zastosowania tego sposobu ewidencji i zarachowania kosztu opłat za przejazd po drogach płatnych w księgach 2013 r. na podstawie PK, otrzymaną notę jednostka wprowadzi do ksiąg rachunkowych stycznia 2014 r., zapisem:

– Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
– Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Innym rozwiązaniem jest ujęcie w księgach grudnia 2013 r. – zarówno kosztu opłat za przejazdy po drogach, jak i kwoty zobowiązania – na podstawie noty obciążeniowej otrzymanej w 2014 r., jeśli oczywiście wpłynęła do jednostki odpowiednio wcześnie (tzn. przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za 2013 r.), zapisem:

– Wn konto 40-3 "Podatki i opłaty" lub odpowiednie konto zespołu 5,
– Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki".

Co istotne, bez względu na wybrany przez jednostkę sposób ewidencji opłat na przełomie roku, saldo Ma konta 30 (w pierwszym przypadku) lub 24 (w drugim przypadku) wskazane jest wykazać w pasywach bilansu w pozycji B.III.2 lit. i) "Zobowiązania krótkoterminowe wobec pozostałych jednostek – inne".