plan kont, polityka rachunkowości, zasady rachunkowości
A A A

Gazeta Podatkowa nr 56 (1618) z dnia 15.07.2019

Rozrachunki z pracownikami w księgach rachunkowych

W ewidencji księgowej wśród kont rozrachunkowych można wyróżnić rozrachunki z pracownikami. Obejmują one rozrachunki z tytułu wynagrodzeń oraz pozostałe rozrachunki z pracownikami. Do tej drugiej kategorii zalicza się w szczególności pożyczki udzielone pracownikom ze środków ZFŚS, wypłaty zapomóg, rozrachunki z tytułu niedoborów, szkód i kar pieniężnych, a także zaliczki na koszty podróży służbowych czy zakupy firmowe. Prawo bilansowe wymaga, aby dla rozrachunków z pracownikami jednostka prowadziła księgi pomocnicze.

Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

Do ewidencjonowania rozrachunków z tytułu wynagrodzeń za pracę należnych w pieniądzu, a także należnych pracownikowi świadczeń w naturze służy konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń". Wynagrodzenia ujmowane na tym koncie dzielą się na:

  • wynagrodzenia za pracę wykonaną w ramach stosunku pracy,
     
  • wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub umowy o dzieło, 
     
  • honoraria,
     
  • wynagrodzenia agencyjno-prowizyjne,
     
  • nagrody i premie wypłacane z zysku.

Na koncie tym ujmuje się wszelkie wynagrodzenia niezależnie od ich rodzaju, formy wypłaty oraz źródła finansowania. Jeżeli wynagrodzenia dotyczą podstawowej działalności operacyjnej jednostki, to księguje się je drugostronnie w ciężar kosztów na kontach zespołu 4 i/lub 5 (patrz ramka). Gdy wynagrodzenia są związane z budowaniem przez pracowników środka trwałego, to odnosi się je na konto 08 "Środki trwałe w budowie" (do czasu oddania go do używania). Z kolei w razie wypłaty nagród i premii dla pracowników z zysku ewidencjonuje się je na koncie 82 "Rozliczenie wyniku finansowego".

Po stronie Ma konta 23-0 ujmuje się należne pracownikom wynagrodzenia w kwocie brutto. Podstawą ich ujęcia jest m.in. zatwierdzona lista płac lub w przypadku umów cywilnoprawnych rachunek za wykonane i przyjęte prace objęte umową. Zaewidencjonowane po stronie Ma konta 23-0 wynagrodzenie podlega następnie pomniejszeniu o potrącenia księgowane po stronie Wn konta 23-0. Można wśród nich wyróżnić m.in. składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, składki na rzecz PKZP i związków zawodowych, składki na grupowe ubezpieczenie pracowników, tytuły egzekucyjne i wykonawcze, a także potrącenia dotyczące pobranych zaliczek do rozliczenia, kar pieniężnych, uznanych przez pracownika niedoborów, spłaty udzielonych pożyczek z PKZP czy ZFŚS.

Trzeba zaznaczyć, że na konto 23-0 jednostka powinna również odnosić zasiłki, które w imieniu ZUS wypłaca zakład pracy, np. zasiłki chorobowe. Ważne jest przy tym, że zasiłki te nie są elementem wynagrodzeń i nie obciążają kosztów działalności jednostki, tylko ujmuje się je na zmniejszenie zobowiązań wobec ZUS zapisem:

- Wn konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS),

- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".

Jednostki mogą także na koncie 23-0 księgować kwotę dofinansowania z ZFŚS lub ze środków obrotowych pracodawcy, jeżeli dofinansowanie jest wypłacane łącznie z wynagrodzeniem za dany miesiąc i zapis w tej kwestii został zamieszczony w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki.

Konto 23-0 jest kontem aktywno-pasywnym. Mogą zatem na nim figurować na koniec okresu sprawozdawczego dwa salda. Saldo debetowe wskazuje stan należności z tytułu wynagrodzeń, w tym wypłacone zaliczki na poczet wynagrodzenia. Natomiast saldo kredytowe oznacza stan zobowiązań wobec pracowników z tytułu wynagrodzeń.

Pożyczki z ZFŚS

Jeśli jednostka udziela pracownikowi pożyczki ze środków ZFŚS, to fakt ten odnotowuje na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Operacja udzielenia pożyczki może być księgowana:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 13-5 "Rachunek bankowy ZFŚS".

Jeżeli spłata pożyczki następuje poprzez potrącenie z wynagrodzenia pracownika, to zapis księgowy jest następujący:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Niedobory zawinione przez pracownika

Gdy w składnikach majątku, np. zapasach, środkach trwałych, gotówce, powstaje niedobór, to jego wartość odnosi się na konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów). Jeśli kierownik jednostki uzna go za zawiniony przez osobę materialnie odpowiedzialną, to jego kwotą obciąża się pracownika i przeksięgowuje na konto 23-4 zapisem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Rozliczenie niedoborów).

W sytuacji gdy niedobór dotyczy składników rzeczowych i następuje podwyższenie jego wartości, np. do ceny sprzedaży netto, to wielkość tę odnosi się do pozostałych przychodów operacyjnych księgowaniem:

- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami",

- Ma konto 76-0 "Pozostałe przychody operacyjne".

Potrącenie kwoty niedoboru z wynagrodzenia pracownika można ewidencjonować zapisem:

- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",

- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami".

Natomiast księgowanie uregulowania niedoboru gotówki może przebiegać w sposób przedstawiony w przykładzie 1.

Zaliczki na zakupy firmowe

Często zdarzają się sytuacje, że pracodawca wypłaca pracownikom z kasy zaliczkę na firmowe zakupy, np. materiały biurowe, środki czystości itp. Operacja ta jest najczęściej księgowana na koncie 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Po stronie Wn tego konta ujmuje się kwotę wypłaconych pracownikom zaliczek (w korespondencji z kontem kasy lub rachunku bankowego), a po stronie Ma - kwoty wydatkowane przez pracownika oraz zwrot niewydatkowanej kwoty zaliczki. Rozliczenie zaliczki powinno nastąpić w oparciu o przedłożone faktury (lub inne dokumenty) potwierdzające poszczególne wydatki.

W zasadach (polityce) rachunkowości należy zawrzeć zapis, czy wartość brutto faktury opłaconej gotówką jest księgowana:

a) bezpośrednio na koncie 23-4 z pominięciem konta rozrachunkowego z dostawcami (przykład 2),

b) na koncie 21 "Rozrachunki z dostawcami", a następnie rozliczana z kontem rozrachunkowym z pracownikiem zapisem: Wn konto 21, Ma konto 23-4.

Ewidencja analityczna

Do kont 23-0 i 23-4 jednostka powinna prowadzić ewidencję szczegółową, która zapewniłaby ustalenie rozrachunków z tytułu wynagrodzeń z każdym z pracowników. Obowiązek ten wynika z art. 17 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, w świetle którego jednostka jest zobowiązana prowadzić konta ksiąg pomocniczych (czyli tzw. ewidencję analityczną) m.in. dla rozrachunków z pracownikami. W szczególności chodzi tu o imienną ewidencję wynagrodzeń pracowników (czyli konto 23-0), która zapewni uzyskanie informacji z całego okresu zatrudnienia. Każdy podmiot powinien ją zorganizować we własnym zakresie. Ważne jest, aby była prowadzona w sposób umożliwiający ustalenie dla każdego pracownika:

a) przychodu ze stosunku pracy,

b) kwot pobranych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych,

c) kwot składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne finansowanych przez pracownika,

d) wynagrodzeń za czas nieobecności w pracy (np. wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, wynagrodzenie z tytułu niezdolności do pracy).

Ujęcie w księgach rachunkowych na podstawie listy płac wynagrodzenia ze stosunku pracy wraz z potrąceniami

1. Wartość brutto wynagrodzenia
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Wynagrodzenia) lub konto zespołu 5,
- Ma konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń".
2. Potrącenie zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 22 Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z urzędem skarbowym - pdof).
3. Potrącenie składek ZUS w części finansowanej przez pracownika (składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne)
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).
4. Potrącenie np. zajęcia komorniczego:
- Wn konto 23-0 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń",
- Ma konto 24 "Pozostałe rozrachunki" (w analityce: Zajęcie komornicze).
5. Zarachowanie składek ZUS w części finansowanej przez zakład pracy:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia) lub konto zespołu 5,
- Ma konto 22 "Rozrachunki publicznoprawne" (w analityce: Rozrachunki z ZUS).

Przykład 1

Założenia

  1. W lipcu 2019 r. w wyniku przeprowadzonego spisu z natury środków w kasie ujawniono niedobór gotówki na kwotę 60 zł. Na podstawie przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego kierownik jednostki uznał niedobór za zawiniony i zdecydował o obciążeniu kasjera kwotą brakujących środków pieniężnych.
     
  2. Kasjer uznał kwotę niedoboru i wpłacił ją gotówką do kasy.

Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. PK - protokół z inwentaryzacji kasy: 60 zł 24 10
2. PK - pisemna decyzja kierownika jednostki o uznaniu niedoboru
za zawiniony i obciążeniu jego kwotą kasjera:
60 zł 23-4 24
3. KP - wpłata przez kasjera do kasy wartości niedoboru: 60 zł 10 23-4

Księgowania

Rozrachunki z pracownikami w księgach rachunkowych


Przykład 2

Założenia

  1. W dniu 5 lipca 2019 r. z kasy jednostki wypłacono pracownikowi Janowi Kos zaliczkę na zakupy biurowe w kwocie 300 zł.
     
  2. Pracownik rozliczył się z zaliczki w dniu 8 lipca br. Do dokumentu "Rozliczenie zaliczki" dołączył fakturę dokumentującą zakup materiałów biurowych o wartości brutto 307,50 zł (w tym VAT 57,50 zł).
     
  3. W dniu 8 lipca 2019 r. zwrócono pracownikowi z kasy różnicę w wysokości 7,50 zł, tj. 307,50 zł - 300 zł.
     
  4. Z polityki rachunkowości jednostki wynika, że faktury zakupu opłacone gotówką są księgowane z pominięciem konta rozrachunkowego z dostawcą, a materiały biurowe są odnoszone bezpośrednio w koszty zużycia (prowadzony jest tylko zespół 4).

Dekretacja

Opis operacji Kwota Konto
Wn Ma
1. KW - wypłata zaliczki: 300,00 zł 23-4 10
2. Rozliczenie zaliczki (faktura za zakup materiałów):
   a) wartość brutto 307,50 zł 30 23-4
   b) VAT naliczony podlegający odliczeniu 57,50 zł 22-2 30
   c) wartość netto materiałów 250,00 zł 40 30
3. KW - wypłata z kasy różnicy zapłaconej przez pracownika
z własnych środków:
7,50 zł 23-4 10

Księgowania

Rozrachunki z pracownikami w księgach rachunkowych

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2019 r. poz. 351)

www.PlanKont.pl:

 Baza przykładów ewidencji księgowej
zdarzeń gospodarczych
www.IndeksKsiegowan.Gofin.pl » 
Więcej w zasobach płatnych

Terminarz

sierpień 2019
PN WT ŚR CZ PT SO ND
1
2
3
4
5
6
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
ASYSTENT GOFIN - Darmowa aplikacja dla Księgowych
sklep.gofin.pl - RABATY, NAGRODY, PROMOCJE
NEWSLETTERY
Fachowe czasopisma - PoznajProdukty.gofin.pl
Rachunkowość finansowa, budżetowa, w przykładach liczbowych ...
Vademecum Księgowego - zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
Sklep internetowy - sklep.gofin.pl
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o., ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., tel. 95 720 85 40, faks 95 720 85 60
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN
Szanowny Użytkowniku !
Prosimy o zapoznanie się z poniższymi informacjami oraz wyrażenie dobrowolnej zgody poprzez kliknięcie przycisku "Zgadzam się".
Pamiętaj, że zawsze możesz wycofać zgodę.

Serwis internetowy, z którego Pani/Pan korzysta używa plików cookies w celu:

  • zapewnienia prawidłowego działania serwisów (utrzymania sesji),

  • analizy statystyk ruchu i reklam w serwisach,

  • zbierania i przetwarzania danych osobowych w celu wyświetlenia personalizowanych reklam.

Pliki cookies

Są to pliki instalowane w urządzeniach końcowych osób korzystających z serwisu, w celu administrowania serwisem, dostosowania treści serwisu do preferencji użytkownika, utrzymania sesji użytkownika oraz dla celów statystycznych i targetowania behawioralnego reklamy (dostosowania treści reklamy do indywidualnych potrzeb użytkownika). Informujemy, że istnieje możliwość określenia przez użytkownika serwisu warunków przechowywania lub uzyskiwania dostępu do informacji zawartych w plikach cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub konfiguracji usługi. Szczegółowe informacje na ten temat dostępne są u producenta przeglądarki, u dostawcy usługi dostępu do internetu oraz w Polityce prywatności i plików cookies.

Administratorzy

Administratorem Pana/Pani danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego i jego usług jest Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o.

Administratorem danych osobowych w plikach cookies w związku z wyświetleniem analizy statystyk i wyświetlaniem spersonalizowanych reklam jest partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. (SDO). Odbiorcą informacji z plików cookies są Netsprint S.A., Google LLC oraz spółki zlecające SDO realizację kampanii reklamowej, a także podmioty badające i zliczające tę kampanię. Dane te mogą ponadto zostać udostępnione na rzecz partnerów handlowych SDO.

Jakie ma Pani/Pan prawa w stosunku do swoich danych osobowych?

Wobec swoich danych mają Pan/Pani prawo do żądania dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody.

Podstawy prawne przetwarzania Pani/Pana danych osobowych

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z wykonaniem umowy

    Umowa w naszym przypadku oznacza akceptację regulaminu naszych usług. Jeśli zatem akceptuje Pani/Pan umowę na realizację danej usługi, to możemy przetwarzać Pani/Pana dane w zakresie niezbędnym do realizacji tej umowy.

  • Niezbędność przetwarzania danych w związku z prawnie uzasadnionym interesem administratora

    Dotyczy sytuacji, gdy przetwarzanie danych jest uzasadnione z uwagi na usprawiedliwione potrzeby administratora, tj. dokonanie pomiarów statystycznych, ulepszania naszych usług, jak również prowadzenie marketingu i promocji własnych usług administratora w serwisie internetowym.

  • Dobrowolna zgoda

    Aby móc wyświetlać spersonalizowane reklamy dopasowane do Pani/Pana zainteresowań, partner Wydawnictwa Podatkowego GOFIN sp. z o.o., Stroer Digital Operations sp. z o.o. musi mieć możliwość przetwarzania Pani/Pana danych. Udzielenie takiej zgody jest całkowicie dobrowolne (nie ma obowiązku jej udzielenia).

Zgoda

W związku z powyższymi wyjaśnieniami prosimy o wyrażenie dobrowolnej zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w związku z możliwością wyświetlenia reklam dopasowanych do Pani/Pana zainteresowań poprzez kliknięcie w przycisk „Zgadzam się” lub „Nie teraz” w przypadku braku zgody.